Atualmente, as empresas procuram cada vez mais automatizar seus processos a fim de otimizar a eficiência operacional, conter custos, reduzir riscos e atingir outros objetivos.
A automação é, sem dúvida alguma, uma ferramenta essencial para obter essas vantagens.
Porém, ela por si só não é suficiente para fornecer uma base para a verdadeira transformação digital dos negócios.
A diferença entre automação e digitalização, aliás, geralmente é questionada quando uma empresa desenvolve uma estratégia de transformação.
O cerne dessa questão é saber o que é preciso digitalizar e o que é preciso automatizar.
E não se trata de apenas um único processo, nem apenas do agora.
A tendência é que empresas, governos e a sociedade sejam cada vez mais confrontados com considerações menos relacionadas com os negócios e mais relacionadas com o trabalho, com as pessoas, e com a sociedade como tal.
A automação, embora acelere os processos, pode também limitar a flexibilidade da organização para se adaptar às mudanças.
Assim, para dar suporte à transformação digital, é preciso que a automação seja capaz de fornecer dados operacionais suficientes para permitir testes de possíveis cenários e mudanças dinâmicas.
Isso porque a digitalização vai muito mais além que um processo de automação.
A Gartner utiliza o termo “digitalização” para enfatizar que o objetivo é criar e entregar novo valor aos clientes, não apenas melhorar o que já está sendo feito ou oferecido.
Então, basicamente, a diferença entre automação e digitalização se resume à otimização do fluxo de trabalho vs. entrega de novo valor.
Continue a leitura para compreender como a automação pode ser utilizada para impulsionar a transformação digital.
Racionalizando processos com a automação
Na corrida para sobreviver à transformação digital, a automação é frequentemente anunciada como uma maneira rápida e fácil de agilizar processos.
Além de agilizar os processos, ela geralmente é capaz de melhorar o controle sobre sistemas e recursos.
Implementar e socializar a automação nas empresas possibilita que equipes inteiras (não apenas TI) se beneficiem da otimização do fluxo de trabalho.
Seu objetivo principal é realizar tarefas rotineiras monótonas, liberando os funcionários para realizar tarefas que exigem mais inteligência emocional.
Para muitas empresas, implementar a automação é uma das primeiras e mais diretas abordagens de digitalização em suas jornadas de transformação digital.
Mas, para isso, é preciso utilizá-la de maneira inteligente.
Veja a automação como uma ferramenta estratégica
A verdadeira transformação do processo de ponta a ponta envolve centralizar esses processos, padroniza-los e automatiza-los.
Isso otimiza a maneira como o trabalho é realizado e melhora a produtividade e a eficiência da empresa.
Entretanto, a automação dos processos deve estar alinhada a uma estratégia de negócios mais ampla.
Ao implementar uma automação, é necessário que a empresa defina cautelosamente as expectativas em torno do que as ferramentas podem fazer e como sua organização pode utilizá-las para criar uma estratégia de automação e dar um passo no seu processo de transformação digital.
Listamos abaixo algumas maneiras pelas quais a automação pode auxiliar a transformação da sua empresa.
Melhorando o atendimento ao cliente
Atualmente, os clientes desejam interagir com as empresas a qualquer momento.
Portanto, pestar um bom atendimento ao cliente é essencial para que sua empresa aumente a receita.
A automação – quando realizada de forma correta – garante que seus clientes tenham uma experiência tranquila, pois é capaz de fornecer as informações que eles precisam.
Em contas a pagar e contas a receber
As operações manuais de contas a pagar e contas a receber são algumas das mais caras e ineficientes para uma empresa fazer manutenção.
Todas as operações financeiras da empresa, desde recibos de faturas até comprovantes de entrega, requerem rastreamento minucioso de documentos, entrada de dados, gerenciamento de relacionamento com o fornecedor, entre outros.
As tecnologias automatizadas, no entanto, são capazes de reduzir o cronograma de todos esses processos e economizar gastos da empresa.
Mantendo segurança e conformidade
Dois dos maiores desafios enfrentados pelas organizações hoje giram em torno da cibersegurança e da conformidade.
Através da automação, as empresas podem reduzir ou eliminar as dores associadas a tarefas como testes de segurança e manuseio de dados necessários para manter a conformidade.
Nesse sentido, a automação atua não apenas para reduzir os erros, mas também auxilia no aumento da produtividade das equipes de segurança.
Isso possibilita que a empresa se concentre no restante de seu projeto de transformação digital.
Facilitando a cooperação entre equipes e departamentos
Fluxos de trabalho automatizados podem preencher lacunas e quebrar as barreiras entre departamentos, facilitando a comunicação e a cooperação multifuncional dos colaboradores.
A solução de automação de processos, aliada a recursos de integração certos, permite que sua empresa automatize fluxos de trabalho entre diversas funções, como marketing, relacionamento com o cliente, vendas, suporte e finanças.
Isso permite que os colaboradores vivenciem diferentes atividades de diferentes departamentos, dando-lhes uma visão maior do negócio como um todo e criando um clima favorável à inovação.
Atuando nos Recursos Humanos
Os departamentos de Recursos Humanos estão no centro de uma organização saudável e de alto funcionamento.
Por exercerem um trabalho que atinge todos os departamentos e funcionários de uma empresa, é essencial que os recursos humanos estejam equipados com tecnologias de transformação digital para não só facilitar suas próprias tarefas, como também as de todos os funcionários da organização.
A automação do fluxo de trabalho nos recursos humanos organiza o departamento, atuando em módulos de treinamento de funcionários, certificados, contratos de arquivamento, formulários, etc.
Melhorando a transparência e o gerenciamento estratégico
Ao automatizar os processos de negócios, sua empresa irá obter dados extremamente relevantes que não rastreava antes.
Esses dados oferecem maior visibilidade sobre quais processos estão funcionando e quais precisam ser otimizados.
Além disso, a análise de todos esses dados irá permitir um melhor posicionamento estratégico e avaliação de riscos, possibilitando que sua empresa ganhe vantagem competitiva e desenvolva mais propostas de valor que cumpram a promessa de transformação digital.
Transformação além de processos automatizados
Como dito no início do artigo, a transformação digital não se trata simplesmente de criar um ambiente de trabalho sem papel ou incorporar assinaturas digitais.
É preciso transformar a empresa como um todo – recursos, processos e pessoas.
Assim, a simples adoção de tecnologias digitais nesse processo é insuficiente para perceber o valor total da digitalização.
Então, embora seja necessária para o processo, a automação não é suficiente para tornar seu projeto de transformação digital bem-sucedido.
Utilize a automação com inteligência, sempre priorizando agregar valor ao negócio e atender às expectativas dos seus clientes.
