Sistema de gestão empresarial, 8 dicas para te ajudar a escolher o melhor!

Obter um bom sistema de gestão pode ser o diferencial entre um negócio de sucesso ou um fadado ao fracasso! Essa afirmação embora pareça um exagero,  podemos garantir que não é.

Apenas se pensarmos no número de obrigações legais devidas à uma empresa e no número de processos necessários para que o funcionamento do negócio seja pleno já fica fácil entender que a necessidade de um sistema de gestão é real. Se juntarmos a isso o fato das empresas estarem sofrendo com a grande concorrência e com as corriqueiras dificuldades para manter suas contas em dia, aí então…é partir para a contratação de um sistema AGORA!

O grande problema no momento em que os gestores compreendem a necessidade deste tipo de sistema é decidir o melhor fornecedor e o melhor sistema para sua empresa. E este artigo vai ajudar justamente nesta questão.

Aqui nós vamos falar sobre o mercado de ERP e sobre dicas fundamentais para encontrar o melhor sistema de gestão para a sua empresa. Antes disso, porém, falaremos um pouco sobre o sistema de gestão em si. Acompanhe!

O que são sistemas de gestão empresarial?

Sistemas de Gestão Empresarial, ou ERP (Enterprise Resource Planning), são softwares focados na gestão de uma empresa de maneira integrada e automatizada, ou seja, abrangendo todos os setores e oferecendo dados consolidados de cada um deles.

Exemplo de como funciona um sistema de gestão integrado na Eletrobras

De maneira geral, estes sistemas podem ser alocados de duas maneiras diferentes, na nuvem (internet) ou local (através de servidores alocados dentro das empresas). Como via de regra, ambos possuem algumas características diferentes que podem ser categorizadas como prós e contras na busca pelo sistema de gestão ideal. Veja algumas peculiaridades dos dois modelos:

Local

• Servidor dentro da empresa do cliente;
• O cliente compra o software;
• Processo de implementação mais demorado;
• Necessidade de uma equipe interna de TI;
• Custo elevado;
• Maior facilidade para personalizar;
• Funcionamento dependente de um equipamento.

Nuvem

• Servidor da fornecedora alocada na nuvem;
• O cliente compra um serviço;
• Implementação rápida;
• Maior estabilidade;
• Fornecedora oferece suporte especializado;
• Funciona de qualquer equipamento ligado à internet;
• Atualizações periódicas.

Além disso, vale ressaltar alguns dos benefícios que um Sistema de gestão oferece, independente de ser na nuvem ou local:

• Integração entre as áreas;
• Diminuição do retrabalho;
• Menos erros nos processos;
• Maior controle das operações;
• Mais visibilidade para setores como o estoque;
• Emissão de relatórios gerenciais;
• Controle do fluxo de caixa;
• Controle do contas a pagar e a receber;
• Histórico de interações cliente/empresa e empresa/fornecedores;
• Apoio na tomada de decisões.

O Mercado de ERP no Brasil

No que diz respeito ao mercado de ERP no Brasil, podemos afirmar que é crescente o número de fornecedoras de sistemas como este, entretanto, nem todas possuem o know-how necessário para lidar com altos volumes de dados e complexidade de processos e, se pensarmos que um sistema de gestão abarca uma série de dados peculiares a empresa, existe a necessidade de que a fornecedora seja capaz de armazenar e zelar por estes dados.

Entretanto, como tendência, o mercado de ERP está investindo mais em integrações entre soluções na nuvem e em procurar meios de aprimorar a ferramenta para dar mais autonomia para seus usuários. Isso tudo sem falar na constante busca por uma maior capacidade analítica e em ser mais inteligente com a utilização de conceitos da Internet das Coisas.

8 dicas para encontrar o melhor sistema de gestão para sua empresa

Bem, seguindo o que falamos até aqui, vamos ajudar nessa importante escolha listando 8 fatores cruciais para contratar o melhor sistema de gestão para a sua empresa. Veja:

1. Pesquisa

Antes de mais nada pesquise muito, é claro! Procure saber mais que valores envolvidos na negociação. Fatores como suporte oferecido, detalhes contratuais que se refiram a entrega da fornecedora, cases de sucesso, experiência da fornecedora (especialmente na sua área de atuação) e outros fatores fazem parte de uma pesquisa realmente eficiente.

2. Cultura

Não são poucas as empresas que nunca trabalharam com sistemas como estes, por isso, caso este seja o cenário encontrado no seu negócio, verifique como a fornecedora pode auxiliar quanto à cultura de adesão ao sistema. Em geral, treinamentos mostrando como o sistema facilita a vida dos colaboradores tende a funcionar bem.

3. Praticidade

Um sistema de gestão complexo demais tende a dar mais trabalho que praticidade para o dia a dia. A dica aqui é buscar sistemas que, embora aderentes ao seu modelo de negócio, sejam de utilização intuitiva. Não hesite em solicitar demonstrações ou pedir para utilizar o software.

4. Custo-benefício

Em tempos onde as empresas vivem grandes batalhas para manter suas portas abertas, é fundamental que o valor seja sim considerado. Entretanto, ao escolher um produto com melhor custo benefício você está indo além do valor pago por ele…você está investindo no retorno que aquele produto trará. Por isso, pagar um pouco mais pode ser um bom negócio.

5. Usabilidade

Quando falamos em usabilidade estamos falando de facilidade, por isso, a dica aqui é conhecer a opinião dos colaboradores que fato utilizarão a ferramenta, especialmente se forem de setores diferentes. Peça que ao menos um colaborador por setor explique suas necessidades e faça um teste no software de sua preferência.

6. Mobilidade

Outra dica é avaliar a possibilidade de usar o sistema mesmo que o usuário não esteja fisicamente na empresa. Veja, a sua empresa conta com vendedores externos, não seria ótimo se ele pudesse lançar a venda diretamente do cliente e instantaneamente sua produção recebesse o pedido? Pois bem…não deixe de avaliar este ponto.

7. Implantação

Outra dica fundamental para a escolha de um bom sistema de gestão é entender seu processo de implantação. Neste quesito, além do tempo necessário, é preciso entender quais recursos a sua empresa precisará fornecer e quais são de encargo da fornecedora.

8. Suporte

Muitas vezes só damos importância ao suporte quando algo já deu errado, por isso, a dica é procurar saber qual tipo de suporte a empresa fornecedor disponibiliza. Aqui, é necessário entender se o atendimento é remoto ou presencial, qual o tempo estimado para retorno, se há limite de solicitações e assim por diante.

Bom, não existe regra mágica para encontrar o sistema ideal para o seu negócio, entretanto, é preciso ter a certeza de estar negociando com fornecedores capacitados e o principal, que estejam realmente focados no sucesso do seu cliente.