O relatório financeiro é considerado um dos melhores instrumentos para uma empresa organizar toda a entrada e saída de dinheiro. Só de saber que está ligado com o dinheiro, já dá para imaginar o tamanho da sua importância, não é?

Neste artigo, você vai poder acompanhar a definição desse relatório, a sua relevância, os principais erros cometidos na sua criação e, por fim, vai saber como obter o seu relatório financeiro de forma prática e rápida.

Vamos lá!

O que é um relatório financeiro?

Basicamente, o relatório financeiro é o documento que indica como está a saúde financeira da empresa. Com ele, os decisores conseguem ter um direcionamento sobre quais as ações que devem ser tomadas para manter ou melhorar a saúde financeira do negócio.

Geralmente, são produzidos por um responsável pelo departamento financeiro da empresa e quem fica com as funções de revisar e analisar esse tipo de relatório são os gerentes, diretores, analistas financeiros ou então, os investidores.

É importante ressaltar que este relatório se concentra em apresentar os dados sobre todas as movimentações de dinheiro da empresa dentro de um determinado período de tempo, somente assim se torna possível uma análise mais precisa. Este intervalo pode variar pois pode ser definido em conjunto, como algo recorrente, (ex: mensal) ou esporádico, com o pedido de um diretor para analisar um fator em específico. Por isso é essencial que todos os responsáveis pela área financeira fiquem sempre atentos com os registros dos dados.

Em relação aos temas abordados no relatório financeiro, alguns dos principais são:

• Fluxo de caixa;
• Contas a receber e a pagar;
• Investimentos;
• Orçamentos;
• Receitas e despesas;
• Inadimplência;
• Balanço patrimonial;
• DRE – Demonstração do Resultado do Exercício.

Todos esses temas são de extrema importância para uma empresa e, principalmente, para a área financeira que fica com a responsabilidade de organizar e controlar todas as tarefas e processos diários ligados ao capital empresarial.

Outra atividade dos funcionários da área é de escolher o melhor tipo de relatório financeiro e essa escolha vai depender muito do público alvo, ou seja, quem vai recebê-lo. Apenas para exemplificar, pode ser que o CEO da empresa, por exemplo, queira um relatório o mais completo e organizado possível. Gráficos, descrição das atividades, objetivos e conclusões, tudo isso dividido por capítulos ou tópicos.

Agora se o relatório for apresentado para a equipe de vendas, uma tabela com os resultados alcançados nos últimos meses já é suficiente para fazer uma previsão e traçar as metas. Mas vale ressaltar que independentemente do público, o relatório financeiro precisa ser prático e eficiente na forma como passa a sua mensagem principal.

Ainda pegando o exemplo do relatório mais completo, para o CEO ou diretor, a estrutura básica dele deve mostrar a metodologia que foi utilizada para a sua produção, o objetivo a ser alcançado com ele, o detalhamento de todas as atividades e por fim as conclusões que foram tiradas a partir dessa coleta de dados.

Qual a importância deste relatório para as empresas?

A importância do relatório financeiro é enorme, pois ele mexe diretamente com o dinheiro da empresa. Isso já o deixa como um dos relatórios mais importantes de se criar, analisar e revisar com frequência e atenção. E, talvez por isso, ele acaba sendo um dos relatórios mais utilizados pelas empresas.

Outro ponto que mostra a importância de um relatório financeiro são as suas funções de organizar todos os processos, juntando todos os dados em um só local e de ser uma ferramenta de tomada de decisão. Com tudo reunido, os gestores conseguem definir o futuro da empresa por meio de investimentos e parcerias ou de corte de custos, dependendo do momento em que se encontra e das necessidades momentâneas. Em outras palavras, estamos falando de insumos que apoiam a tomada de decisões…daí o peso da sua importância.

Principais erros

Como esse relatório mexe com o dinheiro da empresa é necessária muita atenção por parte do responsável para a sua criação. Isso é fundamental para que não ocorram erros no momento do registro das informações e, por consequência, na tomada de decisões.

Um erro muito comum, e que é considerado o principal, é o de registrar dados errados no relatório, seja por desatenção ou por falta de atualização. O resultado disso pode alterar o rumo da empresa, pois vai influenciar diretamente nas decisões estratégicas da empresa. Alguns dos principais motivos para que isso aconteça é a ausência de revisão dos dados e a falta de integração entre os setores.

É importante frisar que se as áreas não estão integradas, a comunicação acaba falhando, o mesmo dado é lançado várias vezes e aumenta de forma considerável as chances de erros.

Como obter um relatório financeiro preciso?

Como falamos, os erros tendem a acontecer mais facilmente quando os relatórios são feitos a mão e sem a integração das áreas. Mas é possível evitar este problema, basta utilizar um sistema de gestão integrado para o gerenciamento e confecção do relatório.

O sistema de gestão, ou ERP (Enterprise Resource Planning) é um software que faz o trabalho gerenciamento do negócio através da integração das áreas de uma empresa e da automatização de todos os processos internos. Isso faz com que o sistema se torne um grande banco de dados onde reúne diversas informações atualizadas e separadas entre as áreas da empresa.

Os benefícios disso são o aumento da produtividade e da assertividade dos dados. Isso porque a integração do sistema pode ir do controle de estoque ao controle de fluxo de caixa, passando pelos Recursos Humanos, emissão de notas fiscais eletrônicas e muito mais.

O ERP pode ser encontrado em duas versões, local (on premisse) e nuvem (internet). No ERP local  um servidor é instalado dentro da empresa e a responsabilidade pela manutenção do software será da equipe de TI da própria empresa que passa a ter um custo maior já que esse tipo de ERP é permanente, ou seja, todas as possíveis atualizações do sistema são cobradas.

Já no ERP na nuvem, é alocado na internet e por isso não precisa de servidor local ou uma equipe de TI dentro da empresa. Além disso, esse tipo de sistema possibilita o acesso aos dados da empresa de qualquer máquina desde que exista uma conexão com a internet.

No que diz respeito aos dados, eles ficam hospedados no servidor da fornecedora e é ela a responsável por toda a manutenção e atualização do sistema. Isso tudo oferece além de maior economia, maior agilidade e mais segurança, pois as informações são fragmentadas e armazenadas em diversos servidores.

Outra característica do ERP é que ele é dividido em módulos integrados que representam cada área da empresa, o que permite maior controle e organização dos registros.

Por fim, o sistema ainda possui diversos tipos de relatórios gerenciais, o que inclui o relatório financeiro, que passa a ser confeccionado com maior assertividade e agilidade com apenas alguns cliques. Mas atenção, não basta ter um sistema de gestão integrado e a mágica acontece. É preciso tirar o máximo dessa ferramenta através da ajuda de especialistas que farão com a ferramenta seja aderente às necessidades específicas da sua empresa. Quer saber como? Fale conosco!