Um relatório empresarial bem feito pode ajudar um negócio em muitos aspectos e trazer diversos benefícios para todos. Além de organizar as áreas, ele também auxilia na tomada de decisão que é baseada em dados concretos e reais.
Por isso resolvemos criar este artigo especial com tudo que você precisa saber sobre relatório empresarial, começando com sua definição e estrutura, passando pela sua importância e erros que podem aparecer e fechando com algumas dicas para elaborar o melhor relatório.
Confira!
O que é um relatório empresarial?
O relatório empresarial é um compilado de dados mais generalista sobre como estão as atividades da empresa como um todo. Através dos indicadores definidos e apresentados no relatório, os tomadores de decisão conseguem comandar as ações necessárias para a empresa com maior facilidade.
Como base, a estrutura de um relatório empresarial é igual a de qualquer outro e possui os seguintes elementos:
- Objetivo;
- Metodologia utilizada;
- Detalhamento das atividades (em gráficos e tabelas);
- Conclusão.
Qual a importância deste relatório para as empresas?
Um relatório como esse tem grande importância para a empresa, porque é ele quem direciona as ações que deverão ser tomadas pela liderança e que serve como um termômetro para entender o real estado do negócio.
O fato de ser um compilado de informações de toda a empresa faz com que os gestores consigam perceber pontos de atenção e, assim, solicitar relatórios mais específicos. Por isso, ainda que generalista, o relatório empresarial de qualquer tipo precisa de assertividade de dados e informações precisas.
Principais erros
Mas assim como todo tipo de documento em que onde há a necessidade de levantar dados e colocar em palavras e/ou gráficos e tabelas, existe a real possibilidade de que erros sejam cometidos, e o principal deles é o do responsável pelo relatório inserir dados equivocados, ou seja, errados ou desatualizados.
Este erro atrapalha a análise e, por ser um instrumento voltado para a tomada de decisão, um dado equivocado pode causar um estrago enorme no rumo que a empresa vai tomar.
E uma das principais causas para esse erro acontecer, com frequência, é a
ausência de integração entre os setores. Isso porque, áreas que não estão integradas não se conversam e o resultado disso é não validação dos registros. Por exemplo, se duas áreas de uma empresa não se comunicam de nenhuma forma o registro das atividades e processos acontece duplicada, de forma isolada e separada e isso pode levar a um desencontro de informações que no fim impactam na precisão dos seus relatórios.
Como obter um relatório empresarial preciso?
Para evitar esse e outros erros, vamos dar algumas dicas para você fazer um ótimo relatório empresarial. A primeira delas é seja objetivo.
Isso mesmo!
Um bom relatório deve ser objetivo e direto ao ponto, o que significa que precisa transmitir a mensagem em poucas palavras. Se for um relatório mais completo, por exemplo, o uso de tópicos para dividir os assuntos e um índice no começo para direcionar a leitura, são boas práticas.
A segunda é fazer uma análise macro do assunto que está sendo tratado no relatório para contextualizar o leitor.
A terceira dica é não se esquecer da conclusão, pois ela é de extrema importância na interpretação do relatório e vai ajudar diretamente na tomada de decisão.
A quarta e última dica é utilizar um sistema de gestão para a confecção do relatório empresarial. Ele vai ajudar nessa etapa de unificar todos os dados necessários para a criação do relatório. E isso é possível graças a sua capacidade de integrar as áreas de uma empresa e automatizar todos os seus processos.
O ERP (Enterprise Resource Planning), como também é conhecido o sistema, é a alternativa para solucionar o problema de dados desatualizados ou errados, porque possui um banco de dados que reúne todas as informações da empresa de maneira a integrar todos os setores. Em outras palavras, isso facilita o trabalho dos funcionários na hora de fazer os registros e dos gestores que conseguem acompanhar tudo em tempo real.
O sistema de gestão, além de melhorar na comunicação interna, ainda oferece mais segurança para os dados empresariais, já que ele são guardados e protegidos em um servidor.
Este servidor pode ser alocado na própria empresa no chamado sistema local ou então na nuvem (internet), o modelo Saas. Esses são os dois tipos de ERP’s estão disponíveis no mercado e cada um possui as suas características próprias.
No ERP local um servidor é instalado dentro da empresa e isso faz com que a além do custo do próprio sistema, a empresa tenha que bancar a sua própria equipe de TI, que ficam responsáveis pela manutenção do software. Como é de se imaginar, isso faz com que o custo total do sistema seja muito maior.
Já no ERP na nuvem, o servidor é alocado na internet e é de responsabilidade da empresa fornecedora do sistema, por isso não precisa de uma equipe de TI dentro da empresa. Além disso, esse tipo de sistema facilita o acesso aos dados da empresa de qualquer máquina, basta ter conexão com a internet.
Em relação aos dados, eles ficam hospedados no servidor da fornecedora do software e ela é a responsável por toda a manutenção e atualização do sistema. Esses pontos oferecem maior economia, agilidade e mais segurança, pois as informações são fragmentadas e armazenadas em mais de um servidor justamente para evitar possíveis perdas de informações.
Outra praticidade do sistema de gestão é a sua comercialização e divisão por módulos. Desta forma, o sistema pode atender somente os setores principais da empresa ou ela inteira. Vale lembrar que este modelo modular se aplica tanto para empresas grandes com centenas de funcionários e áreas como para pequenas empresas que utilizam os módulos mais básicos.
Algumas das atividades impactadas por um sistema de gestão são:
- Controle do fluxo de caixa;
- Emissão de notas fiscais;
- Emissão de pedidos;
- Controle do estoque;
- Contas a pagar e receber;
- RH;
- Entre outras.
Uma das formas do ERP ajudar as áreas da empresa é com a emissão de diversos tipos de relatório empresarial. Um bom exemplo para uma empresa mais focada em vendas, é que o sistema emite relatórios das vendas de cada executivo. Além disso, ele ainda auxilia no inventário do estoque, controla as interações com clientes e até mesmo a produtividade dos colaboradores, tudo isso através dos relatórios empresariais.
Mas se engana quem acha que basta um ERP para que um relatório empresarial seja emitido com eficiência. É preciso mais que isso…é preciso tirar o máximo dessa ferramenta através de personalizações que façam com que a ferramenta esteja mais aderente ao seu modelo de negócio e para isso, existe a necessidade de ajuda de especialistas. Quer saber como? Fale conosco.
