O relatório administrativo é um item fundamental para controlar esta área da empresa. Com a sua frequente utilização, a empresa pode ter diversos benefícios que impactam tanto o setor operacional como no gerencial.
Por isso resolvemos criar este artigo especial com tudo que você precisa saber sobre relatório administrativo. Nele vamos mostrar a definição deste relatório, alguns tipos e modelos e por fim mostrar como fazer um relatório administrativo.
Confira!
O que é um relatório administrativo?
Vamos começar com a definição de relatório administrativo. Basicamente é um relatório voltado para a área administrativa da empresa baseado em uma série de dados específicos e relevantes para a administração do negócio. Em geral, pelo seu grau de complexidade, ele precisa ser feito por um ou mais profissionais dessa área para facilitar a organização.
O responsável pela sua criação, na hora de montá-lo, deve registrar todos os acontecimentos que envolveram a sua área em um determinado (e estipulado) período de tempo a fim de gerar uma rede de dados que mostre a eficiência da área administrativa da empresa.
Os seus tipos de relatórios são bem variados, já que podem estar no formato de gráfico, tabela, arquivo de texto ou então uma mescla de todos esses elementos de maneira a permitir um relatório mais completo, rico e de fácil compreensão.
Já o tamanho, pode variar bastante dependendo do assunto que será abordado, da quantidade de processos envoltos no tema e até mesmo do porte da empresa. Entretanto, se for algo mais recorrente, ele segue um padrão pré-definido pelos gestores para acompanhamento dos resultados de maneira mais prática.
Como comentado, o formato fica a critério da empresa, no entanto alguns elementos não podem ficar de fora do relatório como:
Razões pelas quais foi feito o relatório;
Metodologia utilizada para a sua criação;
Problemas encontrados durante o desenvolvimento do relatório;
Fontes de informação que foram utilizadas;
Outros dados que a área considere relevantes.
Além desses elementos, o responsável deve incluir ainda alguns dados como os números referentes à análise, o tipo de relatório, o departamento, neste caso o administrativo, a empresa ao qual pertence, a data e o público a quem se dirige.
Por fim, é necessário ter uma parte dedicada para descrever as conclusões que foram tiradas a partir do relatório. Nessa hora a dica é focar nos dados mais relevantes para que o leitor consiga entender a mensagem de forma rápida e fácil. Também é importante colocar, nessa parte, algumas recomendações/sugestões úteis que visem a melhoria dos problemas identificados no relatório.
Vale lembrar que a linguagem de um relatório administrativo deve ser formal e técnica, com o cuidado de não cometer erros ortográficos e utilizar a norma culta da língua.
Qual a importância deste relatório para as empresas?
Um relatório administrativo bem feito evita diversos erros e problemas que a área e a empresa possam ter. Além disso, é o relatório que permite aos gestores da empresa o acompanhamento macro dessa área.Por outro lado, o responsável pelo relatório é quem acompanha o micro do setor.
Outro ponto importante que o relatório ajuda é na organização dos processos da empresa, isso porque dependendo do tamanho dela são muitas áreas para avaliar e medir os resultados. Com o relatório administrativo, é possível fazer um apanhado da empresa e avaliar, junto à outros tipos de relatórios, a real situação que a empresa se encontra.
Principais erros
Mas claro que, como todo processo, erros podem surgir e é importante que a empresa esteja atenta a eles para poder resolvê-los com excelência e rapidez.
Por isso vamos apontar aqui alguns dos principais erros que podem ser cometidos na elaboração dos relatórios administrativos.
O principal destes erros é a ausência de informação no relatório por conta de uma falha de comunicação entre as áreas ou então pela desatenção do responsável. Outro muito comum e que muitas vezes também provém de falhas internas é a inserção de dados equivocados, ou seja, dados errados ou desatualizados.
E é isso mesmo mesmo que você entendeu!
A falta de integração entre os setores afeta e muito na hora de confeccionar relatórios administrativos. Isso acontece porque a dificuldade de comunicação entre os lados e os responsáveis faz com que o mesmo dado seja preenchido mais de uma vez, sendo que alguma, pode estar errada. O efeito disso pode ser grande, principalmente, se não for visto a tempo e o dado resultar em uma nova ação voltada diretamente para a parte financeira da empresa, por exemplo.
Como obter um relatório administrativo?
A melhor forma para você descobrir como fazer um relatório administrativo e ainda evitar os erro citados é utilizando um sistema de gestão integrado na confecção do relatório. Com o sistema de gestão, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), a empresa consegue integrar todos os setores e automatizar os processos em um só local.
Estamos falando de um software focado na gestão inteligente de uma empresa que contribui na melhoria da comunicação interna, pois além de manter tudo integrado, ele também cria um banco de dados com todos os registros pertinentes.
Além disso, o sistema ainda beneficia outras atividades. Veja quais:
Controle do fluxo de caixa;
Emissão de notas fiscais;
Emissão de Pedidos;
Controle do estoque;
Contas a pagar e receber;
RH;
Entre outras…
Vale ressaltar que o sistema atende todos os tipos e tamanhos de empresas. Isso é possível graças ao sistema de módulos do ERP, desta forma, cada empresa pode contar apenas com os módulos que mais lhe convém e, posteriormente, se achar necessidade, ir adquirindo novos módulos.
