Em nossos conteúdos sempre buscamos ajudar gestores e empresários na árdua tarefa de administrar uma empresa e deixar suas finanças no azul, por isso, falar de planejamento financeiro e orçamentário é de extrema importância.

Aliás, não são poucos os casos de confusão entre os dois tipos de planejamento, que, embora complementares, são diferentes.

Sendo assim, neste artigo explicaremos um pouco sobre cada tipo de planejamento e falaremos sobre os erros mais comuns que podem ser cometidos. Como dica bônus, falaremos também sobre como evitar estes erros com uma única ação! Veja.

O que é planejamento financeiro?

Podemos começar este tópico com um afirmação: se você possui um negócio e não faz um planejamento financeiro, você está perdendo dinheiro.

Temos ainda uma segunda afirmação: se você faz o planejamento, mas faz errado, você está perdendo MUITO dinheiro.

Agora explicaremos o porquê dessa nossa certeza.

De maneira sucinta, o planejamento financeiro é um processo onde os gestores procuram prever ocorrências financeiras futuras para que, assim, deixe a empresa preparada para transtornos que podem causar perdas de dinheiro como problemas em máquinas e equipamentos, declínio no número de vendas, demissões e qualquer outro fator que fuja do comum do dia a dia do negócio.

Para isso, o gestor deve procurar determinar as ações quase diariamente, com base nos dados financeiros que são atualizados dia a dia. Sendo assim, para que o planejamento financeiro seja eficiente, o gestor precisa ter em mãos dados atualizados e confiáveis de fluxo de caixa, orçamentos, relatórios de vendas e assim por diante.

A partir daí, fica mais fácil entender as duas afirmações que fizemos no começo deste tópico. Quando um planejamento financeiro não é realizado, a empresa pode atuar em um ou outro mês no vermelho e o proprietário cobre o custo…mantendo as contas da empresa no azul (ainda que a do empresário não), além disso, exatamente por não conseguir prever os próximos meses, os empresários e gestores tendem a “segurar o dinheiro” evitando investimentos que poderiam melhorar os números da empresa, por exemplo.

Por outro lado, um planejamento financeiro errado pode dar a ilusão da empresa estar no azul, fazendo com que seus gestores gastem ainda mais na expectativa de conseguir honrar seus compromissos financeiros. Fator que pode causar um enorme e irrecuperável rombo nas finanças.

O que é planejamento orçamentário?

Já o planejamento orçamentário, é um passo anterior ao planejamento financeiro. Seu foco está em pegar tudo que já aconteceu na empresa em meses e anos anteriores (considerando, inclusive, sazonalidades onde as vendas tendem a aumentar ou diminuir) e fazer uma previsão periódica, geralmente de médio e longo prazo.

Aqui, para a eficiência da tarefa, é fundamental que se tenha acesso à números relacionados à vendas, custos de produção e de pessoal, entradas e saídas financeiras gerais, investimentos, objetivos (onde a empresa deseja chegar e em quanto tempo) e assim por diante. Além disso, aqui também devem ser considerados fatores econômicos do país e do mundo, entender o mercado, conhecer as tendências para o setor e muito mais.

Como é possível imaginar, em ambos os casos (especialmente por serem interligados), é fundamental que os dados sejam extremamente precisos e, de preferência, que estejam a disposição em tempo real.

7 erros mais comuns dos dois tipos

1. Não ter metas claras

Não contar com metas significa “deixar a vida levar”, ou seja, diminui as chances de crescimento pois a atuação passa a ser de acordo com a demanda, sem a busca por novas vendas ou pela diversificação da renda, portanto, metas são essenciais. Entretanto elas devem ser claras, objetivas e plausíveis, para isso, fatores internos (como capacidade de produção e capital disponível) e fatores externos (economia do país e situação do mercado) devem ser considerados.

1. Não saber classificar as despesas

Existem despesas que podem se tornar insumos, que posteriormente se tornam vendas. Existem despesas que não trazem qualquer retorno ao negócio. Desta forma fica claro entender que precisamos de uma correta classificação ou o planejamento financeiro e orçamentário fica nebuloso. Não basta saber o que entrou e o que saiu, é preciso entender o percurso e a razão para cada gasto

    2.Não conhecer o nicho

A falta de compreensão do mercado de atuação do negócio tende a, mais uma vez, oferecer informações nebulosas. Se entendemos, por exemplo, que trata-se de um nicho que está com queda de vendas, o gestor pode planejar promoções ou até mesmo a mudança de nicho. Agora, se, sem entender essa variável, o gestor opta por um grande investimento, ele fatalmente derrubará a empresa.

  3. Não acompanhar periodicamente

O acompanhamento periódico permite que o gestor verifique se o planejamento corre como o esperado e, caso não corra, permite que tome providências antes que o problema se torne muito maior.

4.Não deixar contas pessoais e empresariais separadas

Misturar as contas pode, conforme falamos, esconder a situação real da empresa e ainda levar o empresário à falência pessoal. Mas o contrário é igualmente perigoso. Retirar da empresa é uma prática comum, mas este dinheiro poderia ser investido em no crescimento do negócio. Por isso é tão importante ter ciência de onde vem e para onde vai o dinheiro.

5.Não envolver os colaboradores

Ninguém entende melhor da operação do que quem opera. Sendo assim, embora os número sejam fundamentais, entender o ponto de vista dos colaboradores de outros setores é de extrema importância. Essa ação pode melhorar a satisfação dos colaboradores e, por consequência, sua produtividade. Sem falar que preciosas ideias podem surgir de uma simples conversa como essa.

6.Não se modernizar

Já parou para pensar que sua concorrência está melhorando seus números e você não? Pois é, neste caso a culpa não é da crise ou do mercado e sim, sua. As empresas precisam se modernizar…correr atrás de novas ferramentas que sejam mais assertivas e que melhore a produtividade de toda a empresa.

DICA EXTRA: A solução…

Muito bem, depois de falarmos sobre o que é e quais os maiores problemas no planejamento financeiro e orçamentário vamos falar da solução para a maioria destas questões.

Sistema de gestão automatizado e integrado. Simples assim! Tá, não é tão simples assim.

Existem no mercado uma série de sistemas desse tipo que são focados, justamente, na gestão em tempo real. Em geral, eles integram todos os setores da empresa, do estoque ao financeiro. Desta forma, toda movimentação realizada é atualizada para o setor financeiro, que consegue os dados em tempo real.

O problema é que estamos falando de um sistema um tanto complexo e, para que seja realmente eficiente, ele deve contar com uma implantação extremamente minuciosa. Além disso, recomendamos a ajuda de especialistas na busca pelo máximo que a ferramenta tem a oferecer, já que existem muitos recursos que ficam “escondidos” ou são menos intuitivos.

Por isso, conte com a nossa ajuda na busca por essa excelência, não somente durante o planejamento financeiro e orçamentário, mas também na gestão do seu negócio como um todo.