Adotar soluções ERP possibilita à organização reduzir gastos e ampliar a eficiência da comunicação interna, além de garantir um gerenciamento mais seguro e plenamente adequado às exigências competitivas e de adaptação tecnológica do século XXI.

No entanto, ao optar por essa plataforma de software, é preciso tomar alguns cuidados. Do contrário, você pode acabar se limitando a um uso muito restrito desse sistema, deixando de explorar o máximo de recursos que essa ferramenta seria capaz de disponibilizar para a melhor operacionalidade do seu negócio. E foi pensando nisto que selecionamos os erros mais comuns na implementação do ERP e compartilhamos as principais orientações sobre o que fazer para evitá-los. Confira:

1. Não planejar a implantação de um ERP

Um planejamento adequado, que envolva estimativa de tempo e recursos, é imprescindível. Porém, na maioria dos casos, os diretores e profissionais de TI subestimam a complexidade do planejamento, do desenvolvimento e do treinamento necessário para a utilização de um novo sistema ERP, alheios ao fato de que 80% do sucesso desta ferramenta concentram-se na sua fase de implantação.

Se, efetivamente, o seu propósito consiste em otimizar os negócios por meio do sistema ERP, defina prioridades, etapas, métodos e os meios necessários para uma mudança sólida e promissora. Não deixe de realizar auditorias internas das políticas e dos processos da companhia, compreendendo com exatidão qual é o seu momento atual. A auditoria é um procedimento que pode ser feito por um terceiro especializado – como a Prox, que possui conhecimento e experiência para analisar todos os detalhes inerentes a esse processo.

E lembre-se: o planejamento é uma ação que deve permear todas as fases da implementação, incluindo a manutenção do sistema.

2. Levar em consideração apenas o preço

Ao escolher o fornecedor do software de ERP a ser implantado, você deve levar em consideração as particularidades da sua organização, o seu porte, as suas atividades e o ramo de atuação em que ela está inserida – e não apenas o valor que será gasto.

Antes de fazer esse investimento, recomendamos a realização de reuniões com os gestores das áreas no intuito de estabelecer as prioridades. Este processo é denominado Análise de Aderência, e consiste exatamente em avaliar minuciosamente se as especificidades da sua empresa estão bem claras e definidas, de modo que você possa optar por um software que esteja de acordo com o que foi levantado.

3. Não pensar no futuro

É sempre importante pensar em longo prazo. Quais serão os custos com servidores, treinamento e atualizações? Existe compatibilidade do sistema com os dispositivos móveis? Há a possibilidade de implantação de módulos no futuro? Que tipo de suporte o fornecedor disponibiliza nesse sentido? Qual o tempo de resposta que ele especifica?

Antes de escolher o seu software, avalie todas essas questões. Afinal, a solução ERP não escapa à rápida evolução das tecnologias, podendo exigir ajustes ou atualizações que você não previa.

4. Não pensar no tipo de licenciamento do software

Há várias modalidades de licenciamento, e você deve optar por aquela que melhor se adapta à sua organização.

A seguir, tropicalizamos algumas opções disponíveis no mercado, que também podem ser mescladas entre si:

• instalação do sistema em servidores próprios;
• utilização do sistema em servidores terceirizados;
• solução baseada em computação nas nuvens;
• pagamento por usuário.

Cada uma dessas modalidades apresenta vantagens e desvantagens, a depender do tipo de negócio.

E, se a sua dúvida é quanto à possibilidade de que a solução ERP também seja implantada em pequenas e médias empresas, a resposta é: não há qualquer impedimento para isso! No entanto, antes de qualquer iniciativa, a recomendação é buscar um serviço de consultoria que possa auxiliá-lo na escolha da opção de licenciamento mais adequada à sua organização, sendo esta uma das especialidades da Prox.

5. Achar que o sistema ERP precisa ser implementado “para ontem”

Definitivamente, não. Via de regra, a implementação do sistema ERP ocorre por etapas e pode, inclusive, durar vários meses. Isto porque é preciso levar em conta a infraestrutura e os recursos de segurança da organização, realizar testes, efetuar o treinamento de pessoal e integrar os departamentos, entre outros procedimentos que consomem tempo e que não podem simplesmente ser “pulados”.

Contudo, esteja certo de que, quando o sistema ERP estiver funcionando a todo vapor, todo o tempo investido retornará maximizado e trazendo resultados positivos para a sua empresa, com qualidade, eficiência e desempenho.

6. Acreditar que a solução ERP venha pronta

A solução ERP não é estática, não vem pronta, mas vai se adaptando às necessidades e mudanças da própria empresa. Desta forma, é essencial verificar se o sistema escolhido disponibiliza suporte e manutenção e quais as suas condições, pois existe risco de prejuízo financeiro ou problemas graves na implantação do software em casos de mudanças de processos e/ou personalizações.

7. Não investir em segurança

É importante criar uma política de segurança e sigilo dos dados da organização que abranja tanto os colaboradores como os fornecedores.

Para tanto, sugerimos estabelecer de forma clara os direitos e os deveres de todas as partes, definir senhas de acesso e efetuar backups periódicos dos arquivos.

8. Não oferecer treinamento e capacitação aos envolvidos

Com o objetivo de evitar resistência ao novo ou mesmo um uso inadequado do sistema, é importante que os colaboradores sejam treinados para melhor extrair todas as vantagens oferecidas por um sistema ERP. Aliás, é interessante que todos os envolvidos na implantação do sistema, independentemente do seu posto na hierarquia da organização, sejam previamente consultados, informados e conscientizados sobre os benefícios que essa mudança promoverá na integração de todos os setores.

O treinamento também pode ser ministrado por uma empresa de consultoria especializada. No caso da Prox, a capacitação é realizada por uma equipe de consultores especializados em processos de negócios, que ensinam como explorar os recursos do sistema visando à máxima eficiência das atividades da sua empresa.

9. Não compreender o sistema ERP

Para tirar maior proveito do sistema ERP e obter o retorno deste investimento no menor tempo possível, é fundamental que haja uma boa compreensão das todas as suas funcionalidades, avaliando e explorando ao máximo os seus recursos. É comum ver os clientes errarem na gestão de seus projetos após a implantação, ainda que o planejamento tenha sido executado da melhor forma possível.

Além disso, não deixe de se certificar de que as aplicações usadas antes do sistema ERP foram desativadas, a fim de diminuir desperdícios e tornar o fluxo de trabalho mais dinâmico. Não tente recriar processos antigos, mas, sim, renová-los.

10. O ERP, sozinho, não faz milagres!

Outro erro bastante comum é acreditar que a simples adoção de um sistema ERP resolverá todos os problemas de gestão da sua empresa.

É importante ressaltarmos que o ERP é uma ferramenta de suporte à gestão e que ajuda – e muito – na administração de todos os departamentos da empresa, mas não terá muita utilidade se não existirem processos operacionais bem definidos e executados sempre da melhor maneira possível.

Portanto, tenha sempre em mente que a empresa deve ser capaz de ser conduzida com eficiência desde antes da adoção de um ERP, de modo que esta ferramenta lhe possibilite otimizar todos os processos e entregar o resultado que dela se espera.

Está com alguma dúvida na escolha ou encontrou dificuldades no momento da implementação do ERP? Conte com a consultoria e os serviços da Prox, que está à disposição para ajudá-lo a minimizar os riscos de uma implantação de ERP mal planejada, contribuindo para o sucesso dos seus negócios por meio da garantia de um atendimento de qualidade, ético e transparente.