O vínculo jurídico, dentro da legislação tributária, que une o sujeito ativo ou credor (Fisco) ao sujeito passivo ou devedor (Contribuinte) chama-se obrigação tributária. Dentre as obrigações tributárias possíveis, existem as Obrigações Principais e Obrigações Acessórias.
Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre as obrigações acessórias e sobre como mantê-las sempre em dia, da forma correta e escalável, para evitar penalidades, multas e trabalho excessivo na sua empresa. Vamos lá!
Antes de começar, entenda as obrigações tributárias
Na legislação tributária, os tipos de obrigações tributárias podem ser divididos em dois.
As obrigações principais, também conhecidas como pecuniárias, são aquelas que têm como objeto o pagamento de um tributo ou de uma penalidade. São os tributos como os impostos, contribuições, taxas e toda e qualquer cobrança advinda do Estado, relacionada à operação da empresa.
As obrigações acessórias, por outro lado, são declarações realizadas pelas empresas onde dados do negócio – informações sobre a receita da empresa, impostos declarados, dados trabalhistas – buscam comprovar aos órgãos responsáveis o cumprimento das exigências fiscais às quais a empresa é submetida.
As obrigações acessórias têm por objeto, então, as prestações, positivas ou negativas e são utilizadas no apoio ao pagamento das obrigações principais, por exemplo: notas fiscais, DIRF, demonstrações contábeis, folha de pagamento e assim por diante, são algumas das obrigações acessórias requeridas às empresas.
Caso uma obrigação acessória seja descumprida, ela dará origem, automaticamente, a uma obrigação principal, pois o descumprimento gera multa, ou seja, penalidade a ser paga. Por isso, o não cumprimento de quaisquer obrigações acessórias, ou mesmo o envio equivocado de dados referentes à operação da empresa, pode acarretar a necessidade de paralisação das atividades, por exemplo.
As obrigações acessórias são muito importante, pois são declarações que serão usadas, por exemplo, no cruzamento de dados, a fim de garantir que os tributos pagos pela empresa ao Fisco estão, de fato, corretos.
Mas o que a empresa precisa fazer?
Muitas pessoas têm o sonho e a vocação para o empreendedorismo. Outras encontram essa veia em momentos de necessidade, como a demissão de um emprego ou uma mudança muito grande de vida.
De qualquer forma, para abrir uma empresa e cumprir de forma correta com todas as obrigações acessórias e principais, sem usar todo o tempo do seu dia para isso, existem algumas coisas que precisam ser levadas em conta.
A primeira obrigação de uma empresa, por mais boba que pareça, é estar legalmente constituída, ou seja, possuir um CNPJ. Para dar prosseguimento à gestão da sua empresa de forma legal e correta, é preciso ter muita atenção ao dar este passo, para definir bem o tipo societário e fazer os registros necessários em todos os órgãos.
O primeiro passo para isso é definir a atividade econômica correta da sua empresa. A tributação cobrada das empresas pelo Fisco depende, em alguns casos, do tipo de atividade econômica da mesma. Por isso é preciso muita atenção ao defini-la, para que a sua empresa seja cobrada exatamente e apenas pelo serviço que está presta.
Um exemplo pode ser uma empresa que presta serviços de treinamento e emite notas fiscais de consultoria, pagando uma taxa maior de ISS (Imposto Sobre Serviços) ou DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
Ao definir exatamente todas as atividades realizadas pela sua empresa, é necessário criar o seu código de CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), que é uma padronização, em todo o território nacional, dos códigos de atividades econômicas e dos critérios de enquadramento nelas, usados pelos mais diversos órgãos da administração tributária do Brasil.
Ou seja, o CNAE serve para delimitar quais operações você pode fazer e de qual segmento sua empresa faz parte, e pelo que a sua empresa será cobrada em decorrência disso.
Neste ponto, é importante avaliar quanto a empresa pagará de impostos em cada enquadramento definido no CNAE e avaliar o custo-benefício disso, ou seja, quanto aumentará de complexidade e custos na operação da empresa.
Para ter uma operação sustentável é muito importante equilibrar o seu lucro com os gastos que você já tem mapeados. Assim, torna-se mais fácil controlar as suas obrigações acessórias corretamente no futuro.
Obrigações acessórias fiscais importantes e como mantê-las corretas
Após abrir a sua empresa e realizar o enquadramento tributário por meio das atividades econômicas dela você chegará, finalmente, nas obrigações fiscais. Ou seja, as obrigações tributárias principais e acessórias.
Se sua empresa for do modelo Simples Nacional, pagará uma guia de DAS, que engloba diversos impostos. Já se ela for do Lucro Presumido (base de cálculo para tributação pré-definida) ou do Lucro Real (base de cálculo para tributação definida pelo lucro líquido da empresa), terá que pagar guias de acordo com os tributos de forma individualizada.
Essas são as obrigações principais sendo colocadas em prática, ou seja, os pagamentos de impostos sendo feitos.
Já as guias geradas para os pagamentos citados e outros materiais neste sentido são as obrigações acessórias. Entende-se elas como “acessórias” porque auxiliam a consumação das obrigações principais.
As obrigações acessórias, como comentamos anteriormente, são as informações fiscais do seu negócio transmitidas para o governo, a fim de atestar as apurações de impostos e demais obrigações realizadas.
Como existem várias obrigações que utilizam as mesmas informações e dados, é essencial ter um bom controle desses números, para que nos cruzamentos fiscais não exista divergências entre as obrigações. Essa atividade deve ser realizada por especialistas.
Dentre as obrigações acessórias fiscais mais comuns existentes estão:
– Apuração da DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
– SPED Fiscal ICMS/IPI
– SPED Contribuições
– Escrituração Contábil e Fiscal
– GIAS (Guia de Informação e Apuração do ICMS)
– DCTFs (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)
– DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
– Escrituração das Notas como Tomador de Serviços
E, na parte trabalhista, as obrigações acessórias mais comuns são:
– SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social)
– CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
– RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
– DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
Além disso, é fundamental que a empresa conta com um sistema de gestão que auxilie no controle e gestão de todos os dados relacionados à empresa e que, posteriormente, serão usados como base para as obrigações acessórias.
Mas atenção, os sistemas de gestão podem ser amplos demais e não atender adequadamente o seu negócio, por isso, é necessária a ajuda de profissionais que possam supervisionar a implementação do sistema bem como atuar ativamente na criação de parametrizações que visam adequar o sistema aos processos específicos da sua empresa.
Se você quiser saber mais sobre como profissionais podem auxiliar em todo o processo de implantação de um sistema de gestão ligado às obrigações acessórias, fale com um de nossos consultores!
As retenções da DIRF podem atingir tanto os funcionários quantos os demais serviços das empresas, por isso é uma obrigação acessória ligada à área trabalhista e à área fiscal.
