O ponto eletrônico ajuda a controlar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa e isso tende a oferecer diversos benefícios. Por isso é importante que você conheça tudo sobre esse sistema e o que ele pode fazer para a sua empresa.
Neste artigo, você vai poder conhecer mais sobre o ponto eletrônico, a sua importância, como fazer, as dificuldades que podem ser encontradas e, por fim, como um sistema de gestão pode ajudar.
Vamos lá!
O que é ponto eletrônico?
O ponto eletrônico é um aparelho que permite controlar a entrada e saída dos funcionários de uma forma mais organizada e automatizada. Isso ajuda os gestores a não perder tempo com processos burocráticos e a garantir uma maior segurança e confiança nas informações dos seus funcionários.
Agora será que a sua empresa precisa dele? A partir de quantos funcionários tem que ter ponto eletrônico? Essas são perguntas muito comuns que os gestores e empresas fazem em relação a esse aparelho.
De acordo com a portaria nº 1.510, instituída pelo Ministério do Trabalho, empresas com 10 ou mais funcionários contratados dentro do regime CLT precisam usar o ponto, que pode ser eletrônico ou manual, para fazer a marcação da jornada de trabalho dos profissionais.
Vale ressaltar que no caso do modelo eletrônico, esse aparelho de ponto é completamente diferente daquele manual em que é necessária a utilização de cartão para a marcação. Aliás, este modelo manual além de já estar ultrapassado, ainda pode ser burlado pelos funcionários que podem fazer seus registros da maneira que quiserem. No caso dos modelos eletrônicos, que podem variar bastante, podem ser utilizadas as digitais dos colaboradores ou mesmo o lançamento manual mas, ao invés de utilizar cartões, são utilizados sistemas integrados.
Importância do ponto eletrônico
Toda a tecnologia envolvida no aparelho de ponto eletrônico ajuda a organização e a segurança das informações relativas aos funcionários. Isso gera uma tranquilidade para a empresa controlar esse fluxo e reduz a ocorrência de processos trabalhistas originados por questões de controle de ponto, já que tudo é registrado, desde os horários de entrada e saída e as horas extras até as ausências de marcação.
Além das questões ligadas diretamente às relações pessoais com os colaboradores, ainda é possível emitir relatórios personalizados com todos os registros que podem servir para uma série de pontos como a junção das informações em um só local para realizar a folha de pagamento e o controle das férias tanto individuais como coletivas.
Por outro lado, tanto os gestores como os funcionários conseguem acompanhar a rotina de registros, desta forma, economizam um precioso tempo que passa a ser focado em outras atividades mais estratégicas.
Desta forma, fica claro que o ponto eletrônico beneficia não somente os gestores e funcionários, mas também as áreas administrativa, financeira e de RH das empresas.
Como fazer o controle do ponto em 5 passos?
Depois de esclarecida a importância do controle da importância do controle do ponto através de meios eletrônicos, é chegada a hora de colocar a mão na massa e, neste quesito, são apenas 5 passos:
- Escolher a melhor tecnologia para o seu modelo de negócio;
- Instalar o sistema;
- Configurar os dados referente ao expediente do seu negócio;
- Cadastrar os funcionários;
- Integrar ao seu sistema de gestão.
Talvez não sejam 5 passos simples para um leigo, entretanto, uma equipe especializada pode ajudar neste processo para que ele seja rápido e eficaz.
Quais as dificuldades?
Mesmo sendo eletrônico, o procedimento envolto no ponto pode ser em parte manual, já que em alguns casos os colaboradores precisam viajar ou se ausentar da empresa mas estão a seu serviço. Sendo assim, é preciso que alguns registros sejam manuais e, como todos os processos manuais, isso pode gerar alguns problemas para contabilizar cada registro de ponto, de entrada e saída por exemplo.
Outro problema comum e que merece atenção é o preenchimento errado das informações no próprio aparelho. O resultado disso é, além do retrabalho do responsável, um possível desgaste com o funcionário ou até mesmo perdas financeiras para a empresa.
Como um sistema de gestão pode ajudar?
O sistema de gestão, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), consegue fazer esse controle eletrônico de ponto dos funcionários sem cometer os erros de preenchimento ou de gestão. Isso porque, graças à sua integração, as informações vão do aparelho de ponto direto para o banco de dados do sistema. A partir daí, o sistema facilita a busca pelos registros e permite ao RH a confecção da folha de pagamento de maneira mais ágil e assertiva.
Além disso, o sistema visa automatizar todos os processos e integrar as áreas da empresa como um todo facilitando o processo de controle e gestão.
O sistema ainda oferece mais segurança das informações, pois os dados são guardados e protegidos em um servidor, que para o caso de sistemas alocados na nuvem, são fracionados e de inteira responsabilidade da fornecedora do sistema.
Para finalizar, é importante ressaltar que o ERP é dividido em módulos e desta forma, o sistema consegue atender somente os setores principais da empresa, ou em determinados casos, ela inteira. Isso faz com que o sistema seja aderente tanto à modelos empresariais menores quanto às grandes corporações.
Veja algumas das áreas beneficiadas pelo sistema que vão além do controle de ponto eletrônico:
- Controle do fluxo de caixa;
- Emissão de notas fiscais;
- Emissão de pedidos;
- Controle do estoque;
- Contas a pagar e receber;
- RH;
- Entre outras.
Agora para que o sistema realmente ajude em todo esse processo é fundamental que ele seja aderente ao modelo de negócio da empresa e que os colaboradores responsáveis pelo controle de horas sejam especialmente capacitados. Para que tudo isso ocorra é fundamental que a empresa conte com o auxílio de uma consultoria especializada em sistemas de gestão integrada.
Por isso, se a sua empresa precisar de ajuda na integração do seu ponto eletrônico ao seu sistema de gestão, não hesite em nos contatar.
