Saber o que é folha de pagamento e como fazê-la é parte fundamental do trabalho de administrar uma empresa. Não adianta traçar planos estratégicos que visam o crescimento do negócio através de mais vendas e melhores negociações se as burocracias internas não são devidamente cuidadas.
Ah, e antes que um microempresário considere que este artigo não é para ele, vale lembrar que as tarefas envoltas na execução da folha de pagamento são obrigatórias, independente da quantidade de colaboradores que estejam no quadro da empresa.
Por isso, neste artigo, vamos nos aprofundar na folha de pagamento falando, inclusive, sobre a versão online do documento. Veja
O que é folha de pagamento
Para começarmos este artigo precisamos entender o conceito de folha de pagamento. Embora muitos entendam como este sendo apenas o demonstrativo do pagamento de cada funcionário, a folha de pagamento representa muito mais que isso para a empresa, e para o colaborador.
De maneira sucinta, a folha de pagamento é a transformação de todos os dados trabalhistas de um colaborador em dados contábeis que viabilizam a identificação dos valores bruto e líquido quanto ao pagamento mensal do salário.
No que diz respeito à legislação, as empresas são obrigadas à elaborar o documento todos os meses (e no período de férias) e para cada um de seus colaboradores constando dados específicos e relacionados à cada funcionário.
Além disso, para efeito de fiscalização, a empresa ainda deve guardar uma via do documento anexada ao comprovante de pagamento.
Como fazer folha de pagamento?
Bom, de maneira geral, a folha de pagamento é uma espécie de histórico do colaborador dentro da empresa, sendo assim, alguns dados são essenciais na confecção do documento. Veja:
- Nome do colaborador;
- Função;
- Mês e ano de referência;
- Salário;
- Outros tipos de remuneração;
- Férias;
- Horas extras;
- Adicional de insalubridade;
- Adicional noturno;
- Décimo terceiro salário;
- Descontos (INSS, contribuição sindical, adiantamentos, etc).
Como fica claro a partir desta lista, são muitos os dados e, quanto maior a empresa, maior o número de dados. Por isso, é fundamental que empresa possua muito controle para evitar erros e possíveis punições como multas, processos e etc. Portanto, para fazer a folha de pagamento de maneira exata e sem que a tarefa tome muito tempo em sua execução, é fundamental que a empresa conte com um sistema de gestão.
Em geral, este tipo de sistema automatiza a confecção da folha de pagamento a partir de um preenchimento único de dados. Em outras palavras, ao contratar o sistema, o gestor lança todos os dados referente à cada funcionário e, a partir daí, mês a mês a folha de pagamento é gerada automaticamente, existindo a necessidade, apenas, de possíveis modificações como promoções, mudanças salariais ou de quaisquer valores e assim por diante.
Além de facilitar a criação da folha de pagamento, o sistema ainda armazena todos os documentos digitalmente de maneira a facilitar a prestação de contas aos órgãos fiscalizadores.
Folha de pagamento online
Exatamente por estarmos falando de uma tarefa tão importante para as empresas brasileiras e por vivermos em tempos onde todos os esforços dos empresários devem ser despendidos na criação de estratégias que visem o crescimento do negócio, e não a burocracia, é que a tecnologia surgiu.
Conforme falamos no tópico anterior, é fundamental que um sistema de gestão ajude na administração da confecção da folha de pagamento, entretanto, alguns destes sistemas podem ir um pouco mais além e fazer mais que gerir e armazenar documentos de folha de pagamento.
Sistemas de Gestão Saas, em geral, possuem algumas funções muito importantes não somente no que diz respeito ao pagamento mas a tudo que se refere à Recursos Humanos. De cara, a função de integração do ponto eletrônico ao sistema já diminui, e muito, o tempo de contabilização e confecção do demonstrativo. Além disso, auxilia no cálculo de benefícios e de cálculos e contabilizações gerais, informa saldos do FGTS, permite a programação de aumentos e férias e ainda permite relatórios anuais de RAIS (Relatório Anual de Informações Sociais) e DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte).
Ah, e claro que não podemos esquecer do fato destes sistemas contarem ainda com um espaço exclusivo para atender ao trabalhador onde ele consegue consultar suas folhas de pagamento de meses anteriores, consultar sua situação cadastral junto à empresa e acompanhar o pagamento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).
Considerações finais
A tarefa de fazer, acompanhar e armazenar a folha de pagamento do quadro de funcionários de uma empresa é tarefa obrigatória e, em geral, realizada com a ajuda de escritórios de contabilidade.
Com a ajuda de sistemas gerenciais que são desenvolvidos para atender à essa e tantas outras funções relacionadas à gestão dos recursos humanos, a dependência dos contadores diminui, e muito. O próprio gestor passa a conseguir monitorar e confeccionar o documento de maneira rápida e eficiente.
Mas para isso, além de contar com sistemas de gestão, é fundamental que os responsáveis pela área de folha de pagamento sejam devidamente treinados e capacitados para que possam utilizar a ferramenta em sua máxima capacidade. Para isso, a ajuda inicial de uma consultoria especializada é de grande valia! A consultoria não só permite o treinamento quanto à ferramenta mas ainda ensina as boas práticas na execução de folhas de pagamentos e de outras tarefas burocráticas de obrigatoriedade das empresas.
Bom, esperamos que agora você esteja mais familiarizado e já saiba o que é folha de pagamento, entretanto, se precisar de ajuda na busca ou implantação de um sistema de gestão que atenda o seu RH, fale conosco. Prometemos dicas valiosas e que ajudarão nesta tarefa.
