O que é ERP e como ele pode transformar a sua empresa

Saber o que é ERP deve ser a primeira preocupação para empresários que buscam soluções inteligentes para os seus negócios. ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa, também conhecido como Sistema de Gestão Empresarial.

Essa é a definição mais conceitual sobre o que é ERP, mas como trata-se de um assunto extenso e bem importante para a gestão de uma empresa, decidimos criar esse artigo especial com tudo o que você precisa saber sobre ERP.

Vamos lá!

O que é ERP?

ERP é um sistema de gestão empresarial que tem como finalidade integrar todas as áreas da empresa em uma única plataforma. O foco do sistema é automatizar todos os processos e tarefas diárias de uma empresa, desde a parte administrativa até o operacional, passando por diversas outras áreas. Tudo isso com o objetivo de que os processos ganhem mais assertividade, gerando menos retrabalho e, por consequência, maior eficiência na busca pelos resultados.

O conceito inicial do ERP, já era conhecido anos 50 porém, como as máquinas daquela época, todo processo era lento, grande e caro, porém mesmo sem uma alta tecnologia, o processo ainda era mais rápido do que fazer tudo manualmente.

O método foi se modernizando gradativamente com o passar do tempo, e nos anos 70 já existia um conceito muito parecido que era chamado de MRP  – Material Requirement Planning, ou planejamento de recursos de manufatura, que já nos anos 80 foi atualizado para o MRP II, controlando outros sistemas do processo de fabricação, e no inicio anos 90 a nomenclatura e o sistema ERP foram crescendo, uma vez que existia um medo de os sistemas MRP e MRP II falharem com o bug dos anos 2000, obviamente um medo geral, que acabou não acontecendo. E com isso o sistema ERP foi se modernizando para o que conhecemos hoje.

Algumas das tarefas pertinentes às empresas e que são diretamente impactadas pelo ERP são: balanço contábil, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, controle de ponto dos funcionários, jurídico, controle financeiro, vendas, compras, recursos humanos, etc.

Além de dar mais eficiência para os setores administrativo e operacional, a implantação de um ERP também beneficia o trabalho dos gestores, já que a ferramenta permite que eles gerenciam todos os processos da empresa e com isso tenham mais precisão nas suas decisões. E isso só é possível graças à capacidade do ERP de reunir todas as informações relacionadas às operações e à cada setor da empresa em um único lugar.

O resultado disso tudo é a criação de um banco de dados que suporta as mais diversas informações e que consegue compartilhá-las entre os setores com transparência e segurança. Além disso, o ERP é capaz de oferecer relatórios gerenciais de acordo com a necessidade do gestor. Isso faz com que seja uma poderosa ferramenta de gestão e controle para o negócio. Com esse controle, o gestor consegue se concentrar nas tomadas de decisões para a empresa e por consequência ter mais eficiência no seu dia a dia.

Por fim, vale dizer que o ERP para empresas consegue organizar todo o trabalho de uma empresa através da aplicação de regras de negócios e parâmetros que são definidos em conjunto com as áreas envolvidas para facilitar a rotina de todos e para que os dados sejam precisos e a eficiência seja mantida.

Tipos de ERP

Além de saber o que é ERP, você precisa conhecer os tipos disponíveis no mercado para descobrir qual se encaixa melhor dentro do seu modelo de negócio. E basicamente existem dois tipos de ERP, o local (on premisse) e o outro é o na nuvem.

ERP local – nesse caso o sistema é instalado em um servidor dentro da empresa e  a responsabilidade pela manutenção do software de gestão será da equipe de TI que a empresa necessariamente precisa ter. Esse tipo de ERP é permanente, ou seja, todas as possíveis atualizações do sistema são cobradas, o que faz com que este tipo de ERP siga apenas dois caminhos, ser caro ou ser ultrapassado (o que impactaria diretamente em mudanças que partem de leis e normas específicas que podem ser alteradas a qualquer momento).

ERP na nuvem – aqui o sistema é alocado na nuvem (internet) e por isso não precisa de servidor local ou uma equipe de TI dentro da empresa. Esse tipo de ERP possibilita o acesso aos dados da empresa de qualquer máquina, desde que haja uma conexão com a internet, um login e uma senha definidos especificamente para cada usuário. Os dados ficam hospedados no servidor da fornecedora e ela fica responsável por toda a manutenção e atualização do sistema, que é cobrado com um modelo de mensalidade. Além de oferecer maior agilidade, este tipo de ERP é também mais seguro…ainda que o ambiente sofra com ataques virtuais, as informações são armazenadas em partes espalhadas em diversos servidores, o que impede que os dados sejam perdidos, clonados ou expostos.

Principais módulos de um ERP

Como comentado no começo do artigo, o ERP faz o gerenciamento e integração das atividades de todos os setores da empresa. Porém, para que a informação seja organizada, o gerenciamento é feito através de módulos que representam as diferentes áreas que compõem uma empresa. Dentre os principais módulos de ERP estão:

• Vendas;
• Estoque;
• Compras;
• Recursos Humanos;
• CRM;
• Jurídico;
• Fiscal e contábil;
• Financeiro.

De todos esses módulos, o que se pode perceber pelo mercado é que grande parte das empresas brasileiras utilizam apenas as funcionalidades mais básicas do ERP e acabam deixando de lado as mais avançadas e que permitem um controle pleno das suas operações.

Por outro lado, a estrutura de módulos torna o sistema mais acessível, pois desta forma, é possível que empresas de pequeno porte, por exemplo, usem apenas os módulos que fazem maior sentido para o seu modelo de negócio e capacidade de investimento. As multinacionais também podem implementar um ERP, pois ele atende as áreas da empresa e consegue automatizar os milhares de processos e faz a integração de todos os setores. Logo, qualquer negócio, seja pequeno ou grande, consegue automatizar seus processos e escalar o negócio com a ajuda do software de gestão.

Além disso, o sistema atende empresas com necessidades diferentes, como por exemplo, uma revendedora que não precisa de um módulo voltado para produção. Nesse caso a empresa só vai utilizar alguns módulos e funcionalidades do sistema.

Outro ponto importante do sistema ser modular é que facilita o monitoramento dos gestores para as operações referentes a cada área. Desta forma, o gestor de cada setor consegue controlar sua área e o CEO consegue acompanhar tudo em um só local. Além de ter outro espaço dedicado para os funcionários fazerem os registros das suas atividades, modernizando funções básicas de ERP e trazendo maior trabalhabilidade.

Use dados e inteligência do sistema otimizado para seu negócio, para ajudar sua equipe a encontrar novas oportunidades de negócios, personalizando e criando aplicativos que atendam aos requisitos de sua empresa com pouco ou nenhum desenvolvimento de código, aumentando sua gama de clientes.

Vale ressaltar aqui que para obter o máximo da ferramenta é fundamental que exista o pleno conhecimento sobre como mexer com a ferramenta de gestão.

Em geral, as fornecedoras de ERP ensinam apenas os processos mais básicos. Isso porque, os ERPs costumam ser bem complexos tanto na sua implementação quanto no seu uso diário, mas é possível extrair o máximo do sistema com a ajuda de uma consultoria especializada.

Vantagens e desvantagens de ter um ERP

Vamos destacar agora alguns pontos positivos e negativos sobre ter um sistema de gestão empresarial rodando na sua empresa. Confira!

Vantagens

• Redução de custos;
• Otimização do fluxo da informação;
• Simplificação dos processos operacionais;
• Integração de todos os departamentos;
• Automatização das atividades diárias;
• Controle de prazos;
• Aumento da produtividade dos setores;
• Redução de estoque;
• Redução dos custos de TI;
• Melhoria na logística;
• Visão consolidada dos números da empresa;
• Emissão de relatórios gerenciais;
• Diminuição do retrabalho;
• Melhoria da comunicação interna;
• Facilitação da gestão dos líderes;
• Redução de erros;
• Apoio na tomada de decisões.
• Adaptabilidade para plataformas móveis

Desvantagens

• Altos custos de implantação do software de gestão (para o caso de sistemas locais);
• Tempo longo de implantação (cerca de 4 a 6 meses);
• Dependência da fornecedora;
• Risco de erros na implantação;
• Sistema pode ficar mais complexo com as atualizações periódicas que geralmente são feitas sem planejamento.

Vale ressaltar que todas as dificuldades com relação a implantação e erros inesperados do sistema dependem da fornecedora do ERP e da inexperiência da equipe.

Como o ERP pode transformar a sua empresa?

Com todos esses benefícios e funcionalidades que o ERP oferece, a sua empresa consegue organizar e otimizar todos os seus processos internos e com isso sobra mais tempo para focar nas estratégias mais voltadas para alavancar seu negócio.

Além da economia de tempo, o ERP proporciona aos tomadores de decisão mais assertividade, porque as informações são precisas e atualizadas em tempo real. Isso ajuda os líderes a perceberem onde estão os gargalos nos processos e a identificarem quais áreas estão obtendo os melhores resultados, e como os módulos  podem ser adquiridos separadamente, acaba evitando o investimento em uma grande reestruturação de software sem saber se as funções que você está adicionando produzirão frutos.

Outro ponto importante que deve ser levado em consideração, para a implementação de um ERP na sua empresa, é a necessidade que sua equipe e seus clientes são móveis, ou seja, não são os mesmos com a mesma estrutura sempre, e seu sistema não acompanha as necessidades deles, é hora de investir em um sistema que atenda às necessidades de todos. Se você acredita que não consegue investir para atender às expectativas dos clientes e não está disposto a dar à sua equipe as ferramentas necessárias para ter sucesso, você os perderá para algum concorrente.

Mas para que o processo todo seja realmente eficiente é necessário que se conte com a ajuda de profissionais capacitados em Sistemas de Gestão. Caso a sua empresa já possua um sistema e esteja com dificuldades para tirar o máximo da ferramenta, fale conosco…o ajudaremos neste processo. Agora, se você aprendeu sobre o que é ERP e decidiu implantar o sistema na sua empresa, fale conosco antes mesmo da implantação começar, te ajudaremos a organizar os processos e fazer uma implantação limpa e eficaz.

Conheça a Prox Consultoria

Confira abaixo um pouco mais sobre o trabalho da Prox Consultoria, uma consultoria especializada em sistemas de gestão.

Nós possuímos profissionais especializados em sistemas ERP e mais especificamente no Protheus Totvs, considerado o principal software de gestão do mercado e desenvolvido pela gigante Totvs.

O nosso objetivo é fazer de tudo para que a ferramenta fique totalmente aderente ao seu modelo de negócio. Essa é a nossa meta, buscar a melhoria de todo o seu processo de gestão empresarial.

Aqui nós ajudamos as empresas a aumentarem em até 10 vezes a capacidade de uso do software de gestão para que você consiga fazer a gestão da empresa e focar apenas nas decisões estratégicas do seu negócio.

Os benefícios disso são muitos e entre os principais estão:

• Ter um ERP personalizado aderente ao seu modelo de negócio e apresentando um bom desempenho.
• Aumentar de forma significativa a produtividade de suas equipes.

Antes de iniciar qualquer projeto, realizamos um verdadeiro check-up do seu sistema e fazemos o mapeamento completo de todos os seus processos empresariais. Com isso obtemos um diagnóstico da sua empresa com a identificação de gaps/gargalos e pontos de melhoria para que assim possamos buscar o máximo desempenho do seu software de gestão.

E para que você tenha ainda mais controle sobre o sistema, o acompanhamento pode ser feito 100% online, inclusive pelo celular através do sistema mobile, e assim ter tudo na palma da sua mão.

Além disso, nossa equipe fará toda a negociação com a fornecedora, no caso a Totvs, de maneira a garantir que as alterações e correções sejam realizadas da melhor maneira possível, pois contamos com uma equipe sênior de especialistas para que a sua experiência seja a melhor possível, desde a implantação até o treinamento de todo o pessoal. Ainda tem dúvidas sobre o nosso trabalho? Quer conhecer na prática o que fazemos? Então entre em contato com um de nossos consultores para conhecer mais sobre o trabalho da Prox Consultoria.