No mercado de Gestão Empresarial, existem muitas ferramentas que podem ajudar, e fazer do seu trabalho no mundo corporativo muito mais eficaz. E é exatamente sobre um desses componentes que vamos falar nesse artigo, o ECM – Enterprise Content Management.
Continue nesse artigo e saiba tudo sobre tema!
ECM o que é?
Enterprise Content Management – ECM ou na sua tradução livre “Gerenciamento de Conteúdo Corporativo” é um sistema de coleta que faz a organização da informação que vai ser utilizada por um público específico, no meio corporativo.
Não é uma tecnologia ou só uma metodologia, é uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de apoio aos processos organizacionais. Ao longo de todo o ciclo de vida de cada processo dentro do ambiente empresarial. Ou seja, não é necessariamente uma ferramenta de TI, que faz tudo o que você precisa, sem necessidade de um processo específico.
Nos métodos tradicionais, esses processos dependem de documentos em papéis que são levados de um lado para o outro, causando desorganização e até mesmo acúmulo não sustentável de folhas de papel. Já utilizar gerenciador de conteúdo corporativo não significa reduzir ou eliminar essas complicações baseadas em papéis, mas apenas converter esse amontoado em digital. Porém isso não lhe dá o modelo ideal para gestão e sim uma forma de eliminar a burocracia impressa.
Com o ECM você tem controle e pode gerenciar as informações durante seu ciclo de vida e melhorar a produtividade da sua organização. Reduzindo assim os riscos e controlando os custos para manter volumes de conteúdo cada vez maiores, de forma integrada, com as práticas de governança existentes dentro da sua empresa.
Diferença de ECM e GED?
Muito se fala em GED – Gestão Eletrônica de Documentos em comparativo com o ECM, que nada mais é do que o armazenamento e gerenciamento de documentos no meio digital. Porém, o ECM veio para englobar não só o gerenciamento de documentos, mas também toda uma metodologia para evoluir junto com as necessidades da empresa e deixar os processos cada vez mais eficazes na gestão de conteúdo e armazenamento.
As principais diferenças entre os dois são:
- Arquitetura: Tendo como principal diferença o tipo de plataforma, que evoluiu do meio básico de papel escaneado para uma plataforma totalmente aberta a web.
- Tipos de dados: O ECM suporta todo tipo de documento, vídeo e áudio. Podendo assim facilitar a utilização de dados pelo usuário.
- Ecossistema: Enquanto o antigo GED era apenas um aplicativo isolado para envio de documentos, o ECM é integrado, podendo assim fazer com que a plataforma utilizada seja extremamente eficaz.
- Infraestrutura: O ECM deixa de ser o limitador para o crescimento da quantidade de conteúdo gerenciado, e passa a ser o grande habilitador que permite a construção de verdadeiros complexos para a guarda e troca do conhecimento. O ECM está num mundo tecnológico sem gargalos, onde o conhecimento gerenciado vale mais vezes do que a sua infraestrutura.
Quais as vantagens de ter um ECM?
Um bom projeto de ECM, sendo desenvolvido da maneira correta, traz benefícios significativos para sua empresa, que são perceptíveis em todos os departamentos.
Cada benefício tem uma particularidade específica, porém, todo método precisa de uma gestão eficiente para se ter maior qualidade dos serviços disponíveis. As evidentes melhorias que o ECM pode trazer são em contratos com fornecedores, contratação de novos funcionários, promoções de novos produtos ou serviços e aprovação de processos.
Os processos podem ser estruturados para evitar que todo o funcionamento da empresa seja prejudicado por motivos como ausência ou demissão de funcionários. Gerando uma horizontalidade de processos.
Os ECM’s são capazes de criar, organizar e armazenar qualquer tipo de documento, sendo ele numa central de processamento interno ou na nuvem aberta. Fazendo com que os gestores da empresa possam avaliar de forma mais rápida e segura quando, o que, e por quem um documento foi alterado dentro da empresa.
Apesar da necessidade óbvia do meio digital, a burocracia obriga também as empresas a utilizarem papel impresso para documentação. E todo esse gerenciamento de entrega, manuseio e controle dos documentos por meio de uma plataforma de ECM possibilita a atenção total voltada para o melhoramento do produto ou serviço em que a empresa é voltada. Sem ter o desperdício com erros operacionais e a diminuição de erros humanos, que gera mais eficiência e segurança.
A soma de um ótimo software de gestão de documentos com uma metodologia de gerenciamento faz com que o ECM, seja essencial para qualquer empresa. Seja da maneira mais simples como de forma da utilização de assertividade mais complexa.
Como o ECM pode transformar sua empresa?
Quando se fala num amontoado de letrinhas que transmitem o resumo de uma metodologia, pode parecer difícil de aplicar. Porém, se você tem um arquivo de documentação que precisou digitalizar, para uso dele no meio digital, você já está fazendo seu ECM de forma simples.
E como todos os departamentos da sua empresa demandam organização, manuseio e armazenamento de documentos, você precisa de uma metodologia de gestão eficiente para reunir tudo isso num único lugar.
Toda empresa precisa de um sistema para que seus processos, por menores que sejam, tenham assertividade e é por isso que a solução de ECM ajuda nessa estruturação. Além da alta vantagem monetária, pois te exigirá menor tempo com a busca e validação de informações, deixando seus colaboradores mais produtivos.
Quanto mais rápido você aplicar um sistema de ECM na sua empresa, mais assertivo e intuitivo ele se tornará, tendo ainda mais importância para sua base de informações.
E o sistema também proporciona o controle de seus treinamentos, fazendo com que você acompanhe o aprendizado contínuo de seus colaboradores e terceirizados. Rastreando de maneira segura o acesso de informações, para que você saiba exatamente onde e como melhorar determinado processo.
Pode parecer novo todo esse sistema, mas ele vem para melhorar sua vida de gestão corporativa e transformar seus processos para que os resultados em curto, médio e longo prazo sejam cada vez maiores e menos passíveis de erros. Melhore a eficiência da sua empresa da forma correta e torne sua tomada de decisões cada vez mais rápida e assertiva.
