Como trabalho diariamente com o ERP Protheus, tenho a segurança de dizer que se trata de um dos sistemas com maior usabilidade do mercado – é versátil, flexível e sua interface é intuitiva, pois grande parte dos usuários não é especialista em TI.

Mesmo assim, recebo reclamações recorrentes de clientes que não estão conseguindo usar o sistema – o que é perfeitamente normal. Para usá-lo melhor é preciso, antes de qualquer coisa, entendê-lo. Por isso achei que seria interessante escrever sobre o tema e trazer à luz alguns dos tópicos que surgem mais frequentemente entre as dúvidas de usuários.

Maturidade de implantação do software

Os objetivos do ERP em uma empresa são basicamente sempre os mesmos: fazer a empresa faturar mais, ter uma operação mais eficiente, gastar menos e, consequentemente, trazer mais lucros. Mas os softwares podem ser mais ou menos eficientes, dependendo de como são usados. À medida em que a empresa se organiza e consegue usar o software em todo seu potencial, ela aumenta seu nível de maturidade e os resultados serão melhores.

Daí a importância de otimizar o sistema, ou seja, sair da fase de registro e processamento das informações e usá-lo de maneira cada vez mais sofisticada e minuciosa. É preciso sempre avaliar o uso do seu sistema: se você está registrando os dados e obtendo informações, se a partir dessas informações você consegue se planejar e se com base nesse planejamento você consegue expandir seu negócio e crescer.

Dentro da questão de maturidade, a maioria das reclamações que recebo estão ligadas a:

• Problemas de registro: muitas empresas ainda estão na fase inicial de registro e processamento das transações, por isso é comum que não tenham certeza se todos os documentos estão registrados no software de maneira correta, se as informações estão batendo ou não. Isso dificulta a segurança na tomada de decisão.
• Alto volume de informações: quando existe um volume grande de informações a serem registradas, dificilmente a empresa terá ganho de performance no momento de registrar e imputar dados. Ao invés de estabelecer uma rotina automática, nessa fase ainda existe uma pessoa digitando. É preciso haver um salto de produtividade para evoluir nesta fase.
• Produtividade: muitas vezes, quando uma empresa muda o formato de seus processos a escala de trabalho aumenta. Mas nem sempre isso significa que deve haver também um aumento no headcount. Quando o processo está otimizado, sua capacidade operacional aumenta e a empresa cresce mais. Haverá um volume maior de trabalho, mas também muitos processos passarão a ser automatizados e mais eficientes. É preciso trabalhar para os resultados da organização e não para o sistema. O software deve pensar pelas pessoas – quando isso não acontece, não é possível evoluir de nível.
• Números: é preciso focar nas ações que mudam o Resultado, não apenas nos números em si. Uma empresa atinge um alto nível de maturidade no sistema, quando consegue focar em ações para melhorar seus indicadores, independente do segmento, seja Indústria, Serviços, Distribuição, ou qualquer outro. Os colaboradores devem estar focados em otimizar processos, melhorar as vendas, atender bem os clientes, ao invés de focar em produzir e analisar dados apenas. O indicador é importante, mas é como costumamos dizer por aqui, subir e descer da balança, não faz perder ou ganhar peso.

Personalizações

Muitos profissionais que já trabalharam com outros softwares de gestão têm certo receio quando o assunto são as personalizações. Isso porque nem todos os sistemas foram criados pensando nessas adaptações. No entanto, o Protheus traz essa flexibilidade em seu DNA. Ele foi criado como reflexo da importância que o mercado enxerga em consumir um produto que se adeque perfeitamente a negócios únicos. Por isso, basicamente nenhum sistema Protheus é igual ao outro.

A personalização é um ótimo caminho para adequar a realidade do software àquilo que você precisa – é muito positiva para otimizá-lo em sua organização. Com ela, é possível adequar seu sistema de BackOffice à essência do seu negócio, criando uma rotina e um sistema para operar de forma mais eficiente e organizada.

Algumas personalizações são, inclusive, obrigatórias pelo ecossistema da empresa, para que não seja necessário haver uma reavaliação da operação, para criar novas ferramentas para problemas específicos. Por isso é importante sempre focar na funcionalidade desses processos. 

Os processos de personalização geralmente também levantam muitas dúvidas e reclamações por parte dos usuários. E isso pode acontecer por uma série de motivos:

• Ambiente propício: um desenvolvimento de software, por menor que seja, exige uma premissa a ser seguida, não pode ser tratado como algo corriqueiro. Para que a personalização seja construída de maneira correta é preciso entender que não é descartável, não pode ter prazo de vida, deve acompanhar as mudanças da empresa. Muitas vezes, elas são feitas sem as devidas estruturas, o que depois traz mais problemas para solucionar, do que benefícios. Neste momento não se pode improvisar, é preciso criar o ambiente necessário.
• Expansão da empresa: o momento de expansão é quando percebo muitas falhas no sistema. Isso porque nunca existe um momento certo ou a forma correta de expandir seu negócio. “Quem veio primeiro: o ovo ou a galinha?” Como devo evoluir: me organizo e depois cresço ou cresço e depois me organizo? Não existe receita, cada empresa faz a sua medida. Mas se quiser ler mais sobre o assunto, confira esse meu artigo no blog da Prox.

Não existe uma fórmula para desenvolver sua empresa, mas existe a forma certa de construir sua personalização. Se as instruções forem seguidas, junto à qualidade técnica, você não vai ter problemas. É por isso que terceirizar esse projeto para empresas especializadas, que saibam trabalhar com o software, é tão importante. O cliente sempre saberá das dores da empresa como ninguém. É ele que deve indicar os principais problemas, mas é bom contar com um especialista que possa indicar a melhor forma de resolvê-los.

Na Prox, criamos uma lista de características que a solução ideal para nossos clientes deve ter:

1. Ela deve solucionar os problemas sem gaps e de forma ampla;
2. Não pode gerar efeito colateral em coisas que já funcionam. Por isso a consultoria deve ter uma visão holística de como o processo vai interferir no organismo onde se está trabalhando, para criar uma personalização sem entrar em conflito com outras partes do sistema;
3. É importante que seja criativa, para não estourar nenhum orçamento. Não faz sentido criar uma solução de 1 milhão para um problema de 100 mil. É preciso estar de acordo com o contexto financeiro do cliente para que ele veja seu custo benefício;
4. A solução deve ter certa previsibilidade, ou seja, deve prever minimamente um cenário de mudanças na empresa, para garantir que em 6 meses ela não será extinta;
5. Deve ser avaliada por quem vai usá-la no dia a dia. Se a pessoa não conseguir operar, por mais que funcione, ela não será viável, pois não trará frutos.
6. Ela aproveita 100% do que foi construído.

Integração

O terceiro e último dos tópicos mais mencionados nas dúvidas dos meus clientes é a integração entre sistemas. Elas são essenciais em diversos cenários. Um exemplo seria fazer a integração entre o sistema legado e o sistema atual ou mesmo entre sistemas de BackOffice e um sistema de FrontOffice, que se completam na operação.

Muitas vezes esses sistemas são construídos com finalidades, meios e cenários diferentes. Imagine colocar duas pessoas que falam línguas totalmente diferentes em uma sala, e esperar que elas se entendam. Difícil, não é?

O lado positivo é que existem muitos sistemas preparados para a integração, que já disponibilizam uma API (Application Programming Interface). Quando o software tem API nativo, a integração é facilitada, pois eles formam um caminho para realizar essa conexão de maneira natural.

Independente do cenário, será preciso construir uma forma de integrar os sistemas, que traga benefícios e não mais problemas.

O Protheus facilita esse processo pois é preparado para receber integrações. É preciso apenas garantir que o outro sistema também seja. Muitos problemas acontecem por conta de softwares com mecanismos de integração antigos ou inexistentes, como integrações via arquivo de texto (txt), tabelas em banco de dados, entre outros. Nesses casos, devemos nos preocupar com tudo o que vem do software e como será feito o tratamento desses dados.

A integração em si tem começo, meio e fim, mas a continuidade da integração deve ser sempre levada em consideração. O monitoramento das informações trocadas entre os sistemas é parte que costuma ser mais problemática.

Ela deve acontecer naturalmente e, para isso, é necessário pensar em todas as suas etapas. Uma solução, por exemplo, pode ser um mecanismo que captura as informações no meio da transição, que sabe o que veio e o que foi para outro software, estabelecendo uma barreira no meio para monitorar se os dados estão corretos, bem como a origem de alguma falha.

Algumas empresas se preocupam em monitorar essas informações mas depois não existe um tratamento do erro, ou mensuração de volumetria para otimizar. Precisamos medir! Muitas vezes devido a falta de monitoramento gasta-se mais energia consertando o erro do que recebendo os frutos dessa integração.

Pensando nisso, a Prox desenvolveu uma solução que acelera o processo de integração e garante seu monitoramento, para que haja um esforço pequeno de desenvolvimento, facilidade em manter e escalar e   o foco do cliente possa estar 100% no benefício que uma boa integração traz.

Eu acredito que seja importante avaliar amplamente a necessidade da integração. Qual a condição ideal, qual problema vai resolver, qual a tecnologia ideal para aplicar entre os dois sistemas… Tudo isso deve ser considerado. Uma outra dica é fazer uma reunião entre as empresas para fazer com que o processo seja o mais transparente possível. A meta é fazer com que a integração seja tão completa e natural, que o usuário não perceberá quando está saindo de um sistema e entrando em outro.

Na Prox temos um protocolo e tempo determinado para cada tipo de problema que possa aparecer. Mas esse é ponto positivo de ter uma consultoria: você sabe que a solução vai chegar, no tempo mais curto possível.

Achou esse artigo interessante? Comente aqui suas conclusões, dúvidas e sugestões. Vamos bater um papo e entender como podemos participar do desenvolvimento da sua organização!