Você sabe como fazer Gestão de Processos na prática?
O sucesso de uma empresa depende diretamente da satisfação do cliente e de sua fidelização e para atingir esse resultado, é preciso garantir que o produto ou serviço solicitado esteja sendo entregue da forma correta, com qualidade e dentro do prazo. Como? Através da gestão de processos.
Mas na prática é mais difícil alcançar esse objetivo, isso porque no dia a dia existem diversas atividades a serem realizadas, vários pedidos que geralmente correm em paralelo e se torna muito fácil deixar que algo passe despercebido ou que alguma etapa acabe sendo esquecida.
Para que esse fluxo ocorra corretamente, de forma fluída e sem dores de cabeça, é importante colocar em prática uma eficiente gestão.
Mas antes de entender como aplicar esse modelo de gestão, vamos compreender seus conceitos!
Sobre a gestão de processos
A gestão de processos consiste na implementação de um fluxo eficiente, onde as atividades possam ser realizadas de modo otimizado, evitando gargalos e garantindo entregas dentro do prazo ou até mesmo antes.
Optar pelo gerenciamento de processos é garantir a eficiência e os bons resultados, o que refletirá no consequente crescimento da empresa.
O conceito de gestão de processos deve ser entendido como um fluxo administrativo que interligue todas as áreas de uma empresa para atingir um mesmo propósito, a satisfação do cliente.
Um cenário sem gestão de processos
Em ambientes profissionais que não fazem uso dessa prática, é comum encontrar um empresa frágil, com um grande índice de reclamações, lucros abatidos, processos desorganizados e colaboradores exaustos.
Isso porque o colaborador, quando não tem um respaldo para se organizar no dia a dia, acaba se sobrecarregando.
A vontade de fazer o negócio dar certo é um ponto em comum entre todos os profissionais que a compõem, mas a partir do momento que essas pessoas não conseguem estabelecer prioridades e um processo fluído para que as entregas ocorram conforme o programado, todos acabam correndo e sem saber para onde.
A sobrecarga é um fator de queda de produtividade e um grande desestimulante profissional.
Também acaba interferindo na vida pessoal do colaborador, que vê seus momentos de lazer reduzidos ou praticamente extintos.
Outro ponto importante: colaboradores sobrecarregados ficam mais expostos ao estresse e a vários tipos de problemas de saúde.
Como aplicar a gestão junto aos processos?
Uma vez entendido toda a negatividade de um ambiente sem a prática de gestão, você pode estar se perguntando como aplicar esse modelo para evitar todos os problemas.
Vamos para um passo a passo:
- Crie um planejamento: esse é o primeiro ponto. Nele, você precisa entender o propósito de sua empresa, as falhas que estão acontecendo, o nível de retenção que tem e assim compreender qual o resultado final que desejará obter. Essa planejamento será um norte para a organização das etapas e para a implementação posterior da gestão;
- Desenhe todos os processos de sua empresa: essa será a base de uma boa gestão. Você precisará saber tudo que ficará a cargo da empresa para uma entrega eficiente. A questão dos prazos ideais para cada atividade também é um ponto a ser observado;
- Disponibilize uma equipe de suporte: levando-se em consideração que a satisfação do cliente será um grande apoiador do seu crescimento, é importante ter uma equipe disponível para atender ao cliente no momento que ele precisar, tirando dúvidas e oferecendo suporte para a conquista de uma boa experiência;
- Faça uso de um eficiente sistema de gestão de processos: o sistema permitirá que a gestão se torne eficiente. Existem o chamado ERP (Enterprise Resource Planning) que tem por objetivo integrar todas as etapas produtivas de uma empresa para garantir que elas atuem como uma verdadeira engrenagem. Seu uso tem se tornando um grande diferencial para empresas que buscam assegurar a otimização de seus processos internos.
Entenda mais sobre o ERP
O ERP é um sistema próprio para gerenciamento empresarial. Ele interliga as atividades que ocorrem entre as áreas, garantindo que elas atuem como complementos e não como ações independentes que não se ajudam.
Ao fazer uso do ERP, a empresa consegue ter uma visão geral de todos os seus processos produtivos, permitindo que mais atividades ocorram em paralelo, de forma organizada e sem a criação de gargalos.
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Entre as vantagens oferecidas pelo sistema ERP, encontram-se:
- Controle generalizado das atividades internas;
- Registro em banco de dados;
- Mensuração da produtividade;
- Comparativos periódicos de resultados;
- Facilidade na emissão de relatórios;
- Gerenciamento prático dos números.
A questão da sobrecarga de trabalho também é inibida com o uso do sistema ERP, que tem como um dos objetivos justamente evitar esse tipo de ocorrência.
Além do mais, com o ERP, a organização e controle por parte dos gestores é privilegiada. Isso permite que todo a gestão de processos ocorra de forma mais direcionada para a concreta resolução dos problemas.
A consultoria para o sistema ERP
Ao fazer a contratação de um sistema de gestão, é importante também aderir ao serviço de consultoria que visa justamente assegurar que a empresa faça uma boa transição dos dados e compreenda as melhores utilidades da plataforma.
O negócio, de acordo com suas particularidades, exige uma customização da ferramenta e um atendimento personalizado para uma implementação eficiente e o ERP tem o foco, de fato, de facilitar todo o processo organizacional de uma empresa, mas a transferência desses dados e os primeiros dias tendem a ser mais desgastantes, uma vez que é algo novo e os colaboradores não têm familiaridade.
As dúvidas serão normais e logo nesse primeiro momento, é o ideal já adotar as melhores práticas de uso e acompanhamento.
Algumas vantagens oferecidas pela consultoria de ERP:
- Suporte especializado e de acordo com o negócio;
- Implementação de módulos de modo a atender cada setor da empresa;
- Treinamentos com profissionais para garantir a melhor experiência da gestão dos processos;
- Adequação da ferramenta para atender às necessidades particulares da empresa, etc.
Lembre-se: em paralelo com a eficiência do sistema ERP, a correta utilização do mesmo será o fator determinante para garantir a completa eficiência dos processos.
Conte conosco, da Prox Consultoria, para oferecer o suporte necessário para implementar um eficiente serviço de gestão de processos na sua empresa!
