Um dos critérios fundamentais para a melhor tomada de decisão em relação à implementação de um ERP é o fator transparência. Sem dúvida alguma, o processo de implementação de um sistema de gestão deve ser realizado por todos colaboradores envolvidos para que sua adesão possa se transformar na perfeita solução para a melhoria dos processos internos.
No entanto, tão essencial quanto esse comprometimento por parte do cliente é o atendimento por parte da própria consultoria contratada, que deve se posicionar de modo transparente frente às necessidades de cada projeto, sendo um diferencial que viabiliza uma comunicação mais efetiva e facilitadora para a entrega dos serviços em geral.
Para conquistar os melhores resultados, não há nada como as empresas clientes e a consultoria ERP atuarem conjuntamente, não é mesmo? Saiba quais fatores críticos que influenciam no sucesso de um projeto de implementação ou atualização de ERP:
Alinhamento do planejamento e agenda do cliente com a consultoria
Um dos critérios essenciais para se atingir os objetivos do projeto e, consequentemente, a conclusão com sucesso de cada etapa, é o planejamento e cumprimento do cronograma das atividades.
Assim como em qualquer situação que se faça necessário manter o controle das ações e antecipar possíveis soluções, na implementação de um software ERP também é obrigatório o planejamento constante, sendo que, aqui, duas agendas devem ser alinhadas e definidas em conjunto: enquanto o consultor precisa cumprir suas atividades atribuídas pela consultoria conforme programado – principalmente devido a SLAs pré-definidos -, o cliente precisa cumprir as atividades planejadas e também antever as futuras condutas em relação aos processos críticos da sua empresa.
Como exemplo, digamos que uma holding, uma organização que controla outras empresas através da participação acionária, deseja adotar um único sistema de gestão para realizar a implementação em todas as empresas do grupo, em diversos segmentos e processos de negócios. Após rollout, ou seja, fase de “rolagem” ou migração do ERP, é necessário realizar a integração entre os ERPs de cada empresa do grupo para unificar o controle e a tomada de decisão. Para esse tipo de projeto tenha um resultado positivo, é essencial que a consultoria tenha conhecimento dos objetivos da empresa a curto, médio e longo prazo para se planejar com antecedência. Caso contrário, o resultado da fusão mal planejada tende a ser a interrupção das operações, dado não haver a devida consolidação das informações.
Processos transparentes e comunicação eficaz
Para a Prox, a transparência no atendimento tem início a partir do momento em que a consultoria realiza um Raio-X dos processos de negócios para definir as necessidades específicas de cada cliente, antes mesmo até do fechamento efetivo da venda, especialmente para identificar solicitações de desenvolvimento e customizações desnecessárias influenciadas por avaliações superficiais a respeito de algumas implementações.
Como exemplo, citamos o caso recente de um cliente que nos solicitou um projeto de atualização do sistema financeiro, com a implantação do CNAB (arquivo de pagamento automático no banco) com o objetivo de reduzir o tempo investido na digitação das notas. No entanto, ao questionarmos qual a quantidade de títulos recebidos no departamento diariamente, o responsável respondeu que, em média, era somente dois… Bem, acontece que, nesse caso, o projeto teria um custo de aproximadamente 7 mil reais, tendo como resultado redução de tempo de somente 30 segundos por nota. Seria mesmo necessário tal investimento para tão baixo retorno? Claro que não! Mas para o cliente ter conhecimento do ROI do projeto e resultados, foi essencial nossa avaliação prévia e orçamento do projeto.
Vigiar e atuar: responsabilidades mútuas entre consultorias e empresas
O comprometimento constante com a gestão do atendimento é algo que a Prox não apenas considera primordial, mas que também, coloca em prática por meio do acompanhamento contínuo das atividades de cada consultor e gerenciamento dos projetos, processos que possibilitam uma atuação preventiva diante das necessidades pontuais das diversas empresas atendidas.
É certo que, para que essa forma de atuação seja possível, deve haver, mais uma vez, a constante colaboração entre os envolvidos: consultores mantendo o software atualizado e clientes realizando os testes necessários para manter o funcionamento do sistema.
Se você ainda acha que esse trabalho conjunto não é tão indispensável assim, pense, por exemplo, no período de pré-produção de um carro: os testes práticos são fundamentais quando se trata de indicar se o automóvel está pronto ou não para entrar na linha de montagem. No universo dos ERPs, a situação é a mesma, após a implementação ou atualização do software, o departamento responsável internamente pelo projeto deve se manter atento aos processos críticos do sistema.
Houve situações em que um dos nossos consultores concluiu as alterações necessárias para atualizar o ERP Protheus, porém recebemos uma abertura de chamado do cliente relatando erro de funcionamento do sistema. Ao fazer a investigação das possíveis razões para a origem do problema, verificamos que não foi realizado a homologação das rotinas que deveria ter sido realizada pelo cliente durante a atualização, o que ocasionou um problema na funcionalidade do software.
Portanto, para evitar situações como essa, é imprescindível que a empresa disponha de um quadro de colaboradores qualificados para lidar com processos críticos – e extremamente complexos –, atuando de forma complementar ao serviço oferecido pela consultoria. Desta forma, o trabalho do consultor segue focado na devida manutenção do software e na observação da agilidade e efetividade de processos, enquanto os profissionais da empresa contratante seguem focados na produção diária de resultados.
Se você deseja obter mais informações a respeito de soluções personalizadas para o ERP da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe e continue acompanhando as nossas publicações.
