Ter sucesso com a implantação do ERP Protheus TOTVS, é fundamental para que o investimento vale a pena e traga o retorno esperado. O problema é que muitos empresários acreditam que a obrigação do sucesso é exclusivamente da empresa fornecedora de ERP. Ledo engano.

É claro que a fornecedora tem sim a sua responsabilidade, especialmente no processo de implantação, mas o contratante tem também algumas tarefas que ajudarão neste processo.

Por isso, neste artigo daremos 7 dicas para que a implantação do ERP Protheus TOTVS seja realmente um sucesso. Ah, e essas dicas servem para que você, que irá pagar pelo ERP Protheus TOTVS, consiga ajudar e gerenciar o processo de implantação de maneira a atender suas necessidades e evitar problemas futuros, sem que a fornecedora deixe de ter suas responsabilidades.

O que é o ERP Protheus TOTVS?

Antes de mais nada, vale lembrar que o ERP Protheus TOTVS é um sistema de gestão empresarial que visa melhorar o controle, a gestão e a eficiência dos processos da empresa.

O ERP Protheus TOTVS consegue estes resultados graças a uma série de ferramentas que ajudam na redução do retrabalho e na melhoria da comunicação interna. Aliás, para isso, conta com a integração de diversos setores da empresa de maneira modular, ou seja, os empresários possuem a liberdade de contratar apenas os módulos de seu interesse e integrá-los.

Além disso, o ERP oferece uma série de dados consolidados através de relatórios gerenciais que apoiam os gestores na tomada de decisões de emergência ou até mesmo estratégicas.

Veja mais algumas funções do ERP Protheus TOTVS:

• Emissão de Nota Fiscal Eletrônica;
• Controle de estoque;
• Controle e integração com fornecedores;
• Controle de ações (através de usuários com login e senha);
• Cadastro de clientes e de vendedores;
• Integração com bancos;
• Criação de orçamentos;
• Controle do fluxo de caixa;
• Geração de boletos;
• Controle de produção;
• Mais…

Por que a implantação do Protheus TOTVS é tão importante?

Bom, o ERP Protheus TOTVS é uma das ferramentas mais completas para gerenciar uma empresa, entretanto, caso não seja devidamente implementada ela não só deixa de ser eficiente como ainda pode atrapalhar. Se pensarmos que absolutamente todos os dados da empresa são lançados neste sistema fica um pouco mais fácil de entender o porquê dessa preocupação.

No processo de implantação são lançados dados iniciais referente à produtos, serviços, fornecedores, valores e assim por diante. Sendo assim, um simples cadastro errôneo pode interferir em questões fiscais e de controladoria de toda a empresa…e por meses, até que alguém perceba o erro.

Além disso, caso algum processo (ou etapas de um processo) sejam esquecidos, os relatórios gerenciais serão falhos e, por isso, podem interferir diretamente no fluxo de caixa e, por consequência, na saúde financeira da empresa.

Por isso, é claro que a fornecedora precisa ter atenção na implantação, mas a empresa contratante também precisa de um especialista que olhe para o seu lado, para as suas operações e suas necessidades específicas.

7 dicas para uma implantação de sucesso

Certo, agora que pudemos compreender não somente a importância da implantação, mas também que existem responsabilidades de ambos os lados, podemos começar com as 7 dicas para que o ERP Protheus TOTVS faça sua empresa obter resultados expressivos. Veja:

• Faça o mapeamento dos processos internos

No primeiro passo, é fundamental que sejam descritos um por um dos processos internos de maneira detalhada. Ainda que o processo pareça secundário, ele deve ser mapeado e contabilizado. Veja, existem processos que não estão diretamente ligados à produção ou entrega de um serviço, mas que sem eles, a empresa não pode atuar. É o caso da limpeza da empresa, da manutenção de equipamentos, compra de materiais de escritório e assim por diante. Absolutamente tudo deve ser documentado.

• Aponte claramente seus requisitos básicos

Em geral, o ERP Protheus TOTVS atende bem diversos tipos de empresas em nichos e portes diferentes, entretanto, pode haver a necessidade de personalizar o sistema para algum processo específico. Sendo assim, é preciso determinar o que é imprescindível para que a ferramenta atenda sua empresa da maneira que espera.

Normalmente, estes pontos aparecem durante o mapeamento dos processos, onde são reavaliadas as rotinas em busca de falhas e onde é possível notar o porquê de cada processo ser como é.

Este ponto é crucial para o sucesso do projeto. É o sistema que deve se adaptar ao seu negócio, e não o contrário.

• Faça o planejamento da implantação

É preciso entender que o processo de implantação mexe com toda a empresa e impacta no dia a dia durante algum tempo. Portanto, para que isso não interfira nas vendas da empresa é fundamental haver um planejamento prévio. Em geral, durante a implantação, existe a necessidade de ajuda e boa vontade de todos os colaboradores (o que inclui gestores). Por isso, além de planejar a implantação prevendo possíveis quedas na produção da empresa, é preciso engajar os envolvidos para que estes ajudem e tornem o processo mais rápido e eficiente.

• Personalize apenas o essencial

Conforme dissemos anteriormente, é possível fazer personalizações no sistema, entretanto, tenha cuidado. Qualquer alteração que saia do que é nativo do ERP Protheus TOTVS pode gerar dificuldades para a manutenção. Por isso, tente deixar a ferramenta o mais próxima possível da sua realidade e só altere o que julgar importante.

• Envolva os colaboradores

Os colaboradores são, em geral, os que mais entendem dos processos dos quais participam ativamente. Por isso, os envolva o máximo possível. Escute suas sugestões, pedidos e dificuldades e chegue a um consenso de como deixar seu setor mais produtivo.

• Invista em treinamentos

Exatamente por ser um sistema complexo, há a necessidade de treinar os colaboradores para que possam manusear a nova ferramenta sem erros.

Aqui vale uma ressalva: embora a fornecedora dê um treinamento a todos, ela tende a ser mais generalista e não consegue abordar os pormenores de cada processo. Por isso, vale a pena investir em treinamentos mais específicos que trarão maior assertividade no manuseio do ERP Protheus TOTVS.

• Conte com especialistas

Nem sempre tudo que falamos até aqui é facilmente realizado por empresários ou gestores que optam pela contratação do ERP Protheus TOTVS, por isso, é importante contar com especialistas.

Um especialista em ERP Protheus TOTVS consegue fazer uma análise do seus processos a fim de adequar ao sistema do ERP. Além disso, ele tira a responsabilidade do contratante do sucesso da implantação, ou seja, é ele quem passa a acompanhar e cobrar da fornecedora por entregas devidas, é ele quem compreende quais as melhores personalizações para o sistema, é ele quem possui a capacidade de treinar colaboradores em operações mais micro e assim por diante.

Em outras palavras, ao invés do contratante perder seu tempo tendo que aprender sobre como implementar um ERP Protheus TOTVS, ele passa a se concentrar apenas em seu negócio e a cobrar seu especialista.

Bom, esperamos que essa leitura tenha esclarecido um pouco o processo de implantação do ERP Protheus TOTVS e se quiser tirar mais alguma dúvida quanto ao sistema e a sua implantação, fale conosco.

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