O processo para a entrega do SPED Contábil pode parecer simples, mas é preciso prestar muita atenção aos pequenos detalhes.
A entrega da Escrituração Contábil Digital é feita anualmente, com data-limite para o último dia útil do mês de maio.
Neste ano, entretanto, a data foi prorrogada em virtude da crise mundial provocada pelo coronavírus.
A prorrogação foi publicada no Diário Oficial da União, através da INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1.950, de 12 de maio de 2020.
De acordo com o documento, o novo prazo de entrega do ECD 2020 ficou para o dia 31 de julho.
O que é o SPED Contábil?
Se você está vendo esse assunto pela primeira vez, é bom fazer uma leitura mais aprofundada sobre o assunto e buscar mais fontes de referência além deste artigo e das fontes da Receita Federal.
Afinal, existem muitos detalhes que precisam ser estudados com antecedência para evitar complicações de última hora.
SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital.
Ele foi criado junto com o Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal.
Além de reduzir gastos, seu principal objetivo é otimizar o tempo e os trâmites legais com a submissão de dados em formato digital para a Receita Federal.
Para que você entenda um pouco da história do SPED, é preciso lembrar que o Brasil sempre foi um país mundialmente reconhecido por sua burocracia extremamente desgastante.
Toda documentação era impressa e enviada fisicamente, demandando muitas horas de trabalho para conferência de todos os dados.
Assim, era um trabalho moroso, braçal e até arcaico.
O SPED Contábil foi criado, então, com o princípio de agilizar e automatizar o trabalho das equipes contábeis.
Isso representou um grande avanço, colocando os processos burocráticos da contabilidade na onda das inovações da Transformação Digital.
Hoje, ele é um dos termos mais utilizados na contabilidade.
Em resumo, o SPED Contábil é uma solução que padroniza os arquivos digitais (fiscal e contábil) das empresas para um formato digital específico do Governo Federal.
As empresas precisam registrar todas as suas transições financeiras com o SPED Contábil, reunindo todas as informações, dados e documentos que serão transmitidos para a Receita Federal.
Assim, ela terá à disposição um banco de dados gigantesco capaz de cruzar informações às quais não teria acesso em anos anteriores.
Como preparar a ECD?
Agora que você já conhece a finalidade do SPED Contábil, reúna seus dados e siga os passos abaixo para concluir a sua ECD 2020.
Esses passos foram detalhados por um time de profissionais que conhecem bem essa rotina.
Siga as dicas e preste atenção aos detalhes!
1ª ETAPA – Atualização do Leiaute do SPED Contábil vigente (leiaute 8)
• Aplique os patchs de atualização de rotina e leiaute do SPED Contábil no sistema
DICA: É altamente recomendável que você faça uma aplicação na base de testes e valide seus dados corretamente, e só depois coloque sua aplicação em produção.
Neste primeiro momento, é recomendável realizar o processo de aplicação dos pacotes da ECD na base de testes.
Dessa forma, você poderá identificar quaisquer erros ou inconsistências que possam comprometer a operação da produção, e tratá-los adequadamente.
Somente após esta etapa, é recomendável aplicar os pacotes da ECD em produção, completando o processo de homologação da implementação dos pacotes.
2ª ETAPA – Validação dos dados contábeis
• Diagnóstico das últimas entregas (ref. a 2018)
Confira se o arquivo do exercício (ano) anterior foi entregue corretamente.
Então, prepare o recibo e o arquivo para importá-los ao arquivo do ano atual (ref. a 2019).
• Atualização/Manutenção das Visões Gerenciais
As visões do BP (Balanço Patrimonial) e do DRE (Demonstrativo de Resultados) devem estar atualizadas e consistentes.
Caso a empresa tenha feito modificações (incluído novas contas contábeis), elas precisam estar inclusas nas visões para que os demonstrativos BP e DRE estejam atualizados e apresentem o resultado da empresa de maneira correta.
Qualquer inconsistência nestes demonstrativos é impeditivo para a entrega da ECD.
Esta atividade é uma conferência das visões de DRE e BP.
Aqui é possível conferir se as visões contemplam todas as contas contábeis da empresa, e até se as últimas contas contábeis criadas foram incluídas nas visões gerenciais.
DICA: É um problema muito comum – ter contas criadas e não incluí-las nas respectivas visões!
• Atualização/Manutenção do Plano Referencial
O Governo Federal possui um Plano de Contas próprio, que é o plano modelo do SEFAZ (Secretaria da Fazenda e Planejamento).
Por isso, o SPED Contábil obrigará você a relacionar as suas contas com o Plano de Contas do SEFAZ.
Nesta atividade, você apenas precisará conferir se todas as contas contábeis da empresa estão corretamente relacionadas e com uma conta referencial adequada, e incluindo as últimas contas contábeis criadas.
DICA: É um problema muito comum – ter contas criadas e não relacioná-las a um plano referencial adequado!
• Validação dos Saldos do Exercício 2019
Nesta etapa você apenas precisará inserir os dados conforme as etapas abaixo:
- Apuração de Resultado: Neste momento, execute a rotina de apuração de resultados. Ela realizará o “zeramento” das contas de resultado da empresa.
- Saldo dos Balancetes: Após a apuração, confira se as contas de resultados foram zeradas (por meio dos balancetes). Em outras palavras, verifique se as suas contas de resultado (receita e despesa) foram zeradas corretamente.
- Relatórios Gerenciais BP e DRE: Por último, confira se os relatórios BP e DRE apresentam corretamente os saldos conforme o resultado apurado na empresa.
3ª ETAPA – Criação da Revisão (Leiaute 8.0)
• Geração da Revisão
Esta revisão consiste na preparação dos dados dentro do sistema, para possibilitar que o arquivo magnético do SPED Contábil possa ser gerado conforme as exigências (leiaute 8.0)
Falando de um modo mais simples, é o mesmo que apurar somente as informações que são realmente necessárias para gerar o arquivo (plano de contas, saldos contábeis, configurações contábeis e os lançamentos) e colocá-las em um único lugar, de forma centralizada, para que a rotina consiga ler as informações deste local centralizado e gerar o arquivo.
• Geração do Arquivo
Depois de reunir todas as informações necessárias para a entrega do arquivo, sintetizadas em um único lugar e conforme leiaute e disposição exigidos pelo SEFAZ, você acessará a rotina que irá gerar o arquivo.
Ele finalmente será gerado no formato de importação do programa validador do SEFAZ SPED CONTÁBIL.
Logo que você importar o arquivo, poderá avaliar impedimentos existentes, e o que precisa ser feito para corrigi-los antes da entrega.
• Correção dos Erros Identificados
Todos os impedimentos apresentados pelo programa validador deverão ser analisados e corrigidos no sistema.
A cada correção, será gerada uma nova revisão.
Depois de conferir e corrigir todos os impedimentos, o arquivo poderá ser validado e transmitido para o SEFAZ.
Quem deve entregar o SPED Contábil?
A entrega é obrigatória para todas as empresas de lucro presumido, real, imunes e isentas.
Apenas Fundações Públicas, Pessoas Jurídicas Inativas, Empresas tributadas pelo Simples Nacional, Órgãos Públicos e Autarquias são isentas.
Qual é a importância do SPED Contábil?
Ele é responsável por consolidar os dados contábeis de uma empresa. O fechamento contábil em si.
Portanto, é preciso ter muita cautela com informações incompletas e incorretas que ainda não foram validadas ou aceitas pela Receita Federal.
Lembre-se: todas as informações contidas no SPED Contábil devem estar alinhadas com os livros contábeis da empresa.
Somente com essas informações alinhadas, o cliente consegue ter acesso a informações concretas sobre a contabilidade da empresa.
ÚLTIMA DICA: Para evitar o acúmulo de informações defasadas em cima da hora, crie o hábito de atualizar os registros a cada mês.
Isso vai otimizar o seu tempo e a conclusão da sua ECD.
