O esocial, ou e-Social, surgiu através de uma iniciativa do Governo Federal com o foco de revolucionar e modernizar o jeito que as empresas enviam suas informações que estejam ligadas à seus colaboradores ou com qualquer outro que possua alguma outra relação com algum tipo de vínculo trabalhista.
O problema é que, junto ao Decreto nº 8373/2014, que instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, justamente o eSocial, surgiram uma série de dúvidas quanto à utilização e função do sistema e sua obrigatoriedade.
Focados em sanar dúvidas quanto ao tema, decidimos fazer este artigo onde nos aprofundaremos mais no eSocial e em suas peculiaridades. Veja!
O que é esocial?
Começando pelo básico, vamos explicar um pouco sobre o que é e para que serve o eSocial.
De maneira simplificada, estamos falando de uma ferramenta (integrante do SPED) que unifica toda e qualquer informação referente à obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhista de cada colaborador ligado às empresas em geral…atendendo, inclusive, trabalhadores domésticos.
A partir daí os gestores que estão lendo este artigo podem se perguntar: “Mas isso o meu Sistema de Gestão Integrado já faz! Então, para que preciso do e-Social?”. Bom, embora nosso país seja um dos mais burocráticos de todo o mundo, neste caso, o sistema visa, justamente, facilitar e agilizar quaisquer tipos de processos relacionados aos temas abrangidos no sistema e proteger o trabalhador.
A ideia é que o eSocial possa consolidar as informações de maneira a possibilitar a padronização da transmissão, validação e armazenamento dos dados de toda e qualquer empresa no Brasil.
Sendo assim, profissionais da área de RH têm uma grande economia de tempo e trabalho já que passa a enviar dados para CAGED, GFIP, RAIS e muitos outros de uma única vez.
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Aliás, o governo entende que com o tempo, o eSocial tende a substituir a RAIS, a DIRF, o CAGED e a SEFIP, além de outras obrigações que tomam um tempo de trabalho muito grande para as empresas. Por outro lado, a consolidação rápida e eficiente de todos estes dados vai garantir que todos os direitos trabalhistas sejam respeitados, trazendo mais tranquilidade aos colaboradores e parceiros das empresas.
Como funciona o sistema?
Certo, agora que entendemos a função do eSocial, podemos nos aprofundar em seu funcionamento.
Basicamente, conforme falamos, a ferramenta fará uma espécie de ponte entre as empresas e o Governo Federal através da comunicação de dados trabalhistas como contribuições, folha de pagamento, horário de trabalho, aviso prévio, acidentes de trabalho, Fundo de Garantia (FGTS) e qualquer outro dado relativo à funcionários e colaboradores em geral.
A partir daí, o eSocial irá colaborar subsidiando a geração das guias de recolhimento dos tributos necessários de maneira a evitar erros relacionados aos cálculos…erros que aliás são extremamente comuns para estas guias e que geram um enorme gasto de tempo e dinheiro nas correções.
Além disso, o sistema ainda possui vantagens como o registro de novas informações de maneira imediata e a disponibilização dos dados para os órgãos de maneira igualmente instantânea.
Por fim, como era de se esperar de sistemas modernos e eficientes, o eSocial oferece maior segurança no armazenamento de dados e ainda força as empresas a atuarem dentro da lei.
ATENÇÃO: vale ressaltar que o eSocial não anula a necessidade de um sistema de gestão integrado. As funções de ambos sistemas são complementares e, exatamente por isso, possuem integração e trabalham lado a lado.
Todo o trabalho de controle da empresa e de dados dos colaboradores pode continuar sendo feito por sistemas de gestão como os ERP’s. Desta forma, apenas a transmissão dos dados será através do eSocial.
É obrigatório para minha empresa?
E depois de tudo que falamos até aqui, a dúvida que permanece passa a ser quanto à obrigatoriedade do eSocial para empresas de diversos portes.
O sistema teve o inicio de suas operações em 2014 e, em 29 de Novembro de 2017, foi definido um cronograma de implantação e transmissão através deste canal.
Basicamente, o cronograma foi dividido em 3 etapas que serão divididas em 5 fases cada. Veja como fica:
Etapa 1 – Empresas de faturamento anual acima dos R$ 78 milhões.
Fase 1 (Janeiro de 2018) – informações da empresa (cadastro do empregador e tabelas);
Fase 2 (Março de 2018) – informações dos colaboradores e de seus vínculos (admissões, demissões, afastamentos, etc);
Fase 3 (Maio de 2018) – folhas de pagamento;
Fase 4 (Julho de 2018) – substituição da GFIP e compensação cruzada;
Fase 5 (Janeiro de 2019) – dados de segurança e saúde do colaborador.
Etapa 2 – Demais empresas privadas (inclui MEI, Simples e pessoas físicas com empregados).
Fase 1 (Julho de 2018) – informações da empresa (cadastro do empregador e tabelas);
Fase 2 (Setembro de 2018) – informações dos colaboradores e de seus vínculos (admissões, demissões, afastamentos, etc);
Fase 3 (Novembro de 2018) – folhas de pagamento;
Fase 4 (Janeiro de 2019) – substituição da GFIP e compensação cruzada;
Fase 5 (Janeiro de 2019) – dados de segurança e saúde do colaborador.
Etapa 3 – Entes públicos.
Fase 1 (Julho de 2018) – informações da empresa (cadastro do empregador e tabelas);
Fase 2 (Setembro de 2018) – informações dos colaboradores e de seus vínculos (admissões, demissões, afastamentos, etc);
Fase 3 (Novembro de 2018) – folhas de pagamento;
Fase 4 (Janeiro de 2019) – substituição da GFIP e compensação cruzada;
Fase 5 (Janeiro de 2019) – dados de segurança e saúde do colaborador.
Além disso, vale ressaltar ainda que as empresas que não aderirem imediatamente ao e-Social não serão multadas ou penalizadas, entretanto, ficará praticamente impossível realizar os pagamentos das obrigações sem o sistema e continuarão havendo penalizações para o não cumprimento desses pagamentos.
Portanto, o melhor caminho é aderir ao eSocial o quanto antes para que seja possível que o seu sistema de gestão e o setor de RH da sua empresa possam se habituar ao novo sistema de maneira a evitar erros, retrabalho e até mesmo penalizações.
