Departamento Financeiro: 7 melhores práticas para estruturar o seu!
É parte fundamental do trabalho de qualquer empresário estruturar um departamento financeiro para o seu negócio.Independentemente do tamanho da empresa ou mesmo do nicho de atuação, o fato é que somente com este setor em pleno funcionamento é que se torna possível manter a saúde financeira e até o crescimento de um negócio.
O problema é que muitos empresários e gestores, embora entendam da necessidade do departamento financeiro, encontram muita dificuldade para fazer com que o setor funcione de maneira plena.
Pensando em ajudar neste problema, decidimos escrever este artigo onde falaremos sobre 7 das melhores práticas para uma estruturação eficiente do setor financeiro. Veja:
1 – Comece pela estruturação básica do seu departamento financeiro
Antes de mais nada, é fundamental que o departamento financeiro seja dividido em 3 pilares. São 3 áreas que formam a base de trabalho do CFO (Chief Financial Officer), o diretor financeiro:
- Tesouraria: a tesouraria é o setor responsável pelo fluxo de caixa da empresa. Em outras palavras, tudo que se refere à pagamento, recebimentos e investimentos está ligado à este pilar;
- Controladoria: já a controladoria é o pilar que cuida do controle financeiro e evita que a empresa gaste mais do que ganha. Ou seja, é este setor que cuida do planejamento financeiro, dos orçamento, dos custos da empresa e assim por diante;
- Fiscal: por fim, a área fiscal é que cuida de fatores ligados à normas e leis vigentes no país. É este setor, por exemplo, que cuida da emissão de notas fiscais, apura impostos, presta contas às autoridades e assim por diante.
2 – Conheça bem as atividades que envolvem o setor
Uma vez estruturado o departamento financeiro, é fundamental que o gestor tenha também pleno conhecimento das atividades envolvidas em cada um dos pilares, bem como dos processos da empresa e mercado de atuação em que o negócio se enquadra.
Para ajudar neste quesito, separamos 4 atividades indispensáveis para a gestão da área financeira da empresa. Veja:
- Gestão de contas
Nesta tarefa, são incluídas todas as contas envolvidas no processo operacional da empresa, ou seja, todo valor que surge para que a empresa tenha seu pleno funcionamento. Sendo assim, tanto valores a pagar, como a receber, devem ser geridos.
Pagamento de fornecedores e colaboradores, pagamento de contas de consumo como luz, água e telefone, aluguel, manutenção e aquisição de máquinas, equipamentos e insumos e, claro, recebimentos dos clientes, são alguns exemplos.
- Gestão do planejamento financeiro
No planejamento financeiro, em geral, o gestor já possui diversos dados sobre o negócio (tanto operacionais como financeiros) de maneira a avaliar a necessidade de investimentos ou até mesmo cortes. Em geral, esta é uma tarefa periódica, especialmente se existir alguma sazonalidade que possa interferir nos resultados da empresa.
- Gestão da contabilidade
Nesta tarefa a gestão gira em torno do patrimônio da empresa. É aqui que o gestor consegue fazer um balanço entre as dívidas, os bens e os direitos da empresa a fim de evitar que o saldo seja negativo. Com esta avaliação formulada, é possível, por exemplo, renegociar dívidas a fim de diminuir multas e juros.
- Gestão dos impostos
Se levarmos em consideração que o Brasil é um dos países mais burocráticos quanto aos seus impostos, podemos dizer que esta é uma das tarefas mais importantes para o departamento financeiro. Sendo assim, é aqui que o gestor se certifica de estar em dia com impostos e que eles estejam de acordo com a lei para o seu Estado, porte e tipo de negócio.
3 – Saiba escolher o Regime Tributário
Puxando um gancho no item anterior, precisamos falar de Regime Tributário.
Existem 3 tipos de Regime Tributário que definem os impostos que devem ser pagos. Para cada um, existem especificidades e o gestor do departamento financeiro do seu negócio precisa conhecer bem cada um deles.
Saiba um pouco mais sobre cada tipo:
Simples Nacional: é o menos burocrático dos regimes e tende a ser a melhor opção para empresas menores. Entretanto, o faturamento da empresa não pode ser maior que R$ 4.800.000,00 por ano para este regime.
Lucro Real: é baseado no lucro mensal ou trimestral efetivo da empresa. Algumas empresas são obrigadas a escolher este tipo devido sua atividade específica;
Lucro Presumido: é baseado em um valor presumido de acordo com fatores como a atividade que empresa exerce e seu porte. Empresas de atividade financeira não podem escolher este regime.
4 – Não misture as finanças pessoais à da empresa
Um dos maiores e mais comuns erros de empresários nos mais diversos tipos de negócio. O maior problema de misturar as duas finanças é que fatalmente a prática vira uma bola de neve e mascara os números da empresa, impossibilitando que sejam traçadas estratégias eficientes para o negócio.
Não são poucos os casos de empresários que cobrem um pagamento ou outro da empresa e acabam não percebendo que o negócio está no vermelho e precisa de uma reestruturação.
5 – Acompanhe os indicadores
Outro fator que possibilita uma melhor estruturação do departamento financeiro é o acompanhamento dos indicadores. Este acompanhamento permite validar estratégias que foram colocadas em práticas e a percepção de possíveis problemas antes que ele representem um grande problema para as finanças da empresa.
6 – Use a tecnologia a seu favor
Talvez essa seja a mais importante das práticas que visam a estruturação do setor financeiro empresarial. Atualmente existem inúmeras tecnologias que, embora necessitem de investimento, trazem um enorme valor agregado.
Uma tecnologia que engloba tudo que falamos até aqui é um Sistema de Gestão Integrado. Ele possibilita ao gestor o controle de todo o departamento financeiro e ainda garante a exatidão dos dados através da sua integração com todos os setores da empresa.
Além disso, a ferramenta ainda oferece relatórios gerenciais de maneira a facilitar o acompanhamento dos números da empresa, embasar novas estratégias e fornecer insumos para a tomada de decisões rápidas.
7 – Tenha o auxílio de profissionais competentes
Para tudo que falamos neste artigo existe a necessidade de profissionais competentes e comprometidos. Do CFO aos operadores de máquinas, toda a equipe que atua na empresa deve ser formada por especialistas, cada um em sua área.
Aliás, até mesmo para que a tecnologia atue a favor da empresa, se faz necessária a ajuda de profissionais aptos para as demandas.
Nesse caso, é extremamente importante contar com o auxílio de uma consultoria especializada no Sistema de Gestão Integrado, pois ela poderá auxiliar no processo de migração dos dados e garantir o melhor aproveitamento do sistema.
Tire o máximo proveito do seu Sistema de Gestão Integrada e deixe o seu departamento financeiro organizado e estruturado!
Agora que ficou claro a importância de contar com uma boa estrutura do departamento financeiro, conte com a consultoria empresarial para poder implementar um eficiente Sistema de Gestão Integrado e que adeque as necessidades e particularidades de seu negócio! Por meio do sistema, as rotinas departamento financeiro serão favorecidas em conjunto, tornando-o ainda mais ágil e eficiente.
Esse fator é importante também para os colaboradores, que fazem das suas atividades mais assertivas, evitando retrabalho e desgastes desnecessários. Assim, o tempo não é usado para a realização de atividades de levantamento de informações, por exemplo. Essas ficam registradas no sistema e são facilmente levantadas pela equipe e os esforços, nesse caso, podem ser direcionados para a interpretação dos números e mudanças de estratégias que não apresentem os resultados esperados.
Outro ponto de grande importância é o fato de que o sistema não beneficia uma área isoladamente, mas todas, o que o torna um importante auxílio competitivo. A área de logística, por exemplo, conseguirá ter uma visão ainda mais clara das atividades realizadas e das pendentes, juntamente com uma clara gestão de prazos para que os atrasos não aconteçam.
Quem opta pela sistema pode contar com o suporte da consultoria para customizá-lo da forma que preferir, também contando com o conhecimento da equipe para auxiliar na escolha das melhores funções, que de fato irão colaborar para bons resultados. Todas as empresas, independentemente do porte, podem optar pelo sistema e usufruir dos benefícios, uma vez que o mesmo se ajusta às necessidades apresentadas.
