Realizar o controle de horas é uma tarefa essencial para a empresa que quer dar mais transparência e confiança para os seus funcionários e manter uma relação saudável entre todos. Além disso, é uma exigência legal e que está prevista na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) para empresas que possuem mais de dez colaboradores.

Mas como fazer o controle de horas? Quais as dificuldades encontradas? Neste artigo, você vai descobrir as respostas dessas e de outras perguntas sobre o controle de horas.

Confira!

O que é controle de horas?

Controle de horas dos funcionários, como o próprio nome já diz, é a atividade de controlar as horas de entrada de saída dos trabalhadores de uma empresa. Essa função, geralmente, fica sob responsabilidade do setor de Recursos Humanos (RH) da empresa e dos gestores que devem acompanhar essa movimentação.

Qual a sua importância para a empresa?

Uma empresa que faz o controle de horas dos seus funcionários consegue tornar viável a gestão de atividades como:

• Regularização da jornada de trabalho;
• Compensação de banco de horas;
• Pagamento de horas extras;
• Entre outras…

Isso significa mais segurança para os dois lados, porque o empregador consegue fazer o controle da jornada de trabalho de cada colaborador e com isso todos os cálculos de pagamentos e afins são realizados com mais assertividade. Sendo assim, a chance de cometer erros é menor e logo não prejudica o fluxo de caixa da empresa.

O empregado também se beneficia porque tem mais segurança e clareza em relação ao quanto vai receber de remuneração e usa o controle de horas como uma garantia para evitar problemas futuros.

Além disso, existe o aumento de produtividade da empresa como um todo, porque com o auxílio dos registros, os gestores conseguem analisar o desempenho dos seus colaboradores e, com isso, fazer ajustes e melhorias de processos para otimizar o tempo de cada um, garantindo uma melhor utilização dos recursos e aumentando a eficiência. Com esse trabalho, o funcionário também ganha, pois tem suas atividades mais bem planejadas dentro do seu tempo disponível e com uma jornada de trabalho menos sobrecarregada.

Outro ponto importante de um bom controle de horas é a possibilidade de planejar, executar e analisar os resultados da rotina de produção de uma empresa. Com as horas contadas é possível descobrir quais períodos do ano demandam mais trabalho ou então as atividades que pedem hora extra. Isso ajuda na organização de todos os processos e no planejamento de cada área da empresa.

Como fazer o controle de horas?

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é o controle de horas e a sua importância para uma empresa, está na hora de conhecer algumas formas para fazer isso.

Existem várias maneiras de fazer o controle das horas trabalhadas pelos funcionários e algumas das principais são:
– Livro de ponto

Alternativa simples e que serve, principalmente, para quem recebe por hora e para micro e pequenas empresas. É necessário um cuidado com erros de escrita e rasuras.

– Código de barras

Recomendado para empresas de médio e grande porte que possuem um fluxo grande de funcionários e que podem colocar em suas portarias o leitor de código de barras.

– Relógio cartográfico

Exige pouco trabalho de manutenção e é recomendado para empresas que estão em crescimento e que não querem arcar com muitos custos durante esse processo. É necessário um cuidado com erros de escrita e rasuras.

– Planilha de controle de horas

Ferramenta usada para organizar as horas trabalhadas em que o funcionário faz o registro manual e o gestor precisa catalogar os dados todos os dias para mantê-la atualizada. É necessário um cuidado com erros de preenchimento.

– Biometria/impressão digital

Esse sistema é mais seguro, pois praticamente anula as chances de fraude com seu registro eletrônico e impressão de papéis com os registros dos funcionários.

Quais as dificuldades encontradas?

Mesmo com essas maneiras de se fazer o controle de horas, existem algumas dificuldades e problemas que você pode encontrar no meio do caminho, como por exemplo, o preenchimento errado dos registros que resultam em dados desatualizados e errôneos. Isso pode ser um problema recorrente que pode acontecer tanto com o funcionário preenchendo errado o seu ponto como com o gestor que, por conta da falta de integração entre as áreas, quando vai analisar os dados não consegue visualizar tudo de forma unificada, e acaba fazendo uma interpretação possivelmente equivocada dos dados o que impacta nos resultados e processos da empresa.

Como um sistema de gestão ajuda?

Uma possibilidade de unificar todos os dados desse controle de horas em um só local é com a ajuda de um sistema de gestão (ERP). Ele unifica tudo, pois faz a integração de todas as áreas e ainda automatiza os processos para que no fim, a empresa tenha um grande banco de dados organizado por módulos.

Esses módulos atendem e representam cada área da empresa e podem ser usados por empresas de pequeno porte, que só utilizam os mais básicos, ou então por uma multinacional que tem milhares de funcionários e que utilizam a totalidade dos módulos.

O ERP pode ser encontrado em duas versões, local (on premisse) e nuvem (internet). No ERP local, é instalado um servidor dentro da empresa e a responsabilidade pela manutenção do software será da equipe de TI da própria empresa. Com isso, ela passa a ter um custo maior, pois esse tipo de ERP é permanente, ou seja, todas as possíveis atualizações do sistema são cobradas.
Já no ERP na nuvem, o servidor é alocado na internet e por isso não precisa de equipe interna de TI. Além disso, o sistema na nuvem possibilita o acesso aos dados da empresa de qualquer máquina desde que exista uma conexão com a internet.
Em relação aos dados, eles ficam hospedados no servidor da fornecedora do sistema e por isso ela fica responsável por toda a manutenção e atualização. Isso garante mais economia, agilidade e segurança.

Mas para que o sistema realmente ajude em todo esse processo é fundamental que ele se adeque ao modelo de negócio da empresa e que todos aqueles que sejam os responsáveis pelo controle de horas sejam capacitados especialmente para esta tarefa.

Portanto, se você pensa em contratar um sistema de gestão que ajude no controle de horas da sua empresa, fale conosco. Nós possuímos consultores com experiência nos principais sistemas de gestão existentes que o ajudarão na escolha daquele que melhor se adeque às suas necessidades.