Manter as contas a pagar em dia é fator crucial não somente para o sucesso de um negócio, mas especialmente para a sua sobrevivência. Nós, aliás, acreditamos que os empresários já sabem disso, mas ainda assim, não conseguem deixar suas contas no azul.

Os motivos para as contas muitas vezes não fecharem de maneira positiva podem ser diversos, indo desde descuido e desorganização com as contas, até fatores externos e inesperados. O fato é que a maior parte da boa gestão de contas a pagar depende exclusivamente do empresário e sua equipe e é exatamente sobre como estes atores devem trabalhar que falaremos neste artigo.

Aqui, além de explicar sobre o funcionamento do contas a pagar como um todo, nós ainda daremos preciosas dicas para manter o setor em dia.

Acompanhe!

O que é o contas a pagar?

Pode até parecer uma pergunta com uma resposta óbvia demais, entretanto, vale explicarmos.

Como é de se imaginar, contas a pagar são compromissos financeiros que a empresa assume. A questão aqui é que são estes compromissos (que acarretam contas) é que permitem à empresa seu pleno funcionamento.

Sendo assim, de salários e impostos, a insumos e matérias primas, passando por aluguel, luz e contas de consumo, são contas a pagar.

Como manter o contas a pagar em dia?

Bom, entender o que são contas a pagar é bem mais fácil que fato pagá-las. Por isso, não são poucos os casos de empresas que fecham suas portas por se tornarem inadimplentes.

A conta é simples: se a empresa não paga a conta de luz, ela é cortada e as operações são paralisadas. Se não paga seu fornecedor de insumos, não tem como produzir. Se não paga impostos, recebe multas e embargos. Se não paga empréstimos, perde crédito. E aí começa um círculo vicioso onde, em pouco tempo, os juros, as multas, a dificuldade de fazer compras e tantos outros empecilhos começam a afetar a qualidade do serviço prestado e a saúde financeira do negócio, que vai às ruínas em pouco tempo.

Agora podemos arriscar aqui uma afirmação…não, não temos este levantamento de dados, mas temos a experiência de ter visto isso em muitos casos. 80% das empresas que não tem suas contas em dia, tem como maiores culpadas a falta de controle e organização.

Sendo assim, começamos nossas dicas para te ajudar nesta tarefa puxando um gancho com estas que consideramos as maiores culpadas da inadimplência empresarial:

DICA 1 – Registre todas as suas contas

Não tem segredo nem dificuldade. O trabalho começa com o pleno conhecimento de todos os valores que a empresa deve honrar mês a mês. Independentemente de estarmos falando de custos fixos ou variáveis, de pagamento à vista ou à prazo, o fato é que toda conta a pagar deve ser organizada com data de vencimento, valor, forma de pagamento e qualquer outra informação que se mostre imprescindível para o controle daquela dívida em específico.

DICA 2 – Conheças as contas

Aqui, um ponto importante é entender o tipo de conta que representa cada pagamento. Veja:

• Custos: os custos são os valores despendidos para que a empresa produza e entregue seus produtos e serviços. Matéria-prima, salários, contas de consumo e até mesmo frete de entrega são considerados custos. Vale ressaltar que estes valores aumentam na proporção que as vendas crescem;
• Despesas: as despesas também são usadas para o funcionamento da empresa, entretanto, neste caso, ela não está ligada à produção em si. Se caracterizam despesas, por exemplo, material de escritório, conta de telefone, comissões dos vendedores, pró-labore e assim por diante;
• Perdas: já as perdas, são os gastos causados por fatores anormais e inesperados. Aqui são classificados os roubos e perdas de materiais em razão de incêndios, enchentes e etc, além dos vencidos. Estes são gastos que falamos acima como sendo aqueles que temos pouco ou nenhum controle;
• Desperdício: por fim, os desperdícios são os valores gastos dentro da empresa e que podem ser eliminados sem que isso prejudique a produção e operação do negócio. Podem exemplificar o desperdício com mão de obra ociosa, erros humanos e assim por diante.

DICA 3 – Controle e organize

Uma vez registradas e classificadas, é chegada a hora de controlar e organizar TUDO.

Para isso, é fundamental conhecer não somente as saídas, mas também as entradas da empresa. Entender até onde cada gasto é necessário para que a empresa não somente esteja com um fluxo de caixa positivo, mas que também ofereça serviços de qualidade.

Além disso, com todos esses registros a mão, o gestor consegue avaliar uma série de fatores para que tenha as contas em dia e ainda possa diminuir alguns custos.

Veja algumas ações que podem ser tomadas a partir dos dados coletados:

• Criar um plano de ação para o caso da empresa gastar mais do que recebe;
• Pagar fornecedores de forma antecipada caso ofereçam descontos;
• Renegociar dívidas antes mesmo que vençam e gerem multas;
• Evitar que contas vençam;
• Pedir empréstimos com garantias de pagamento.

Essas são apenas algumas das ações que podem ser tomadas uma vez que as contas da empresas estejam devidamente organizadas.

Agora, um ponto de atenção é como organizar. Atualmente muitos empresários ainda usam as planilhas do excel para esta tarefa, entretanto, são muitos os problemas que essa prática pode trazer, especialmente se o volume de dados for muito grande.

A melhor saída, então, é a contratação de um Sistema de Gestão Integrada (também chamado de ERP). Esse sistema possui inúmeras funções não somente para o contas a pagar mas para todo o setor financeiro de uma empresa.

Hoje em dia existe um mercado bem amplo destes sistemas com muitas opções, porém, já que estamos aqui para dar dicas para solucionar um problema, devemos dizer que o sistema Protheus é o mais indicado, afinal, estamos falando de um sistema complexo e que abrange não somente o financeiro mas toda a operação da empresa.

Bom, esperamos que este artigo tenha ajudado na luta por um contas a pagar que esteja em dia, mas caso queira saber mais sobre como resolver este problema, especialmente com a ajuda de um sistema de gestão, entre em contato conosco e peça nossa consultoria.