A conciliação bancária é uma prática fundamental na incessante busca pela manutenção de uma empresa.

Ao contrário do Fluxo de caixa, por exemplo, que foca em saber se a empresa está atuando no positivo ou no negativo,aqui, o foco está em otimizar os processos e melhorar a produtividade.

Sendo assim, estamos falando de práticas complementares e igualmente importantes. Por isso, vamos explicar de forma um pouco mais aprofundada sobre o que é a conciliação bancária.

Acompanhe.

O que é conciliação bancária?

Para começarmos este artigo precisamos explicar o que é de fato a conciliação bancária, que na verdade, é uma conferência feita pelo gestor do setor financeiro (o CFO) como o foco no confronto de informações financeiras ligadas à empresa.

Como regra, o CFO deve considerar dois pontos de vista diferentes: o valor lançado dentro da empresa e os valores da conta bancária da empresa. Em outras palavras, a conciliação busca conferir se os dois valores são condizentes ou algo não está correto. A ideia da conciliação bancária, portanto, é clara: Comparar se tudo que foi lançado como entrada e saída dentro do negócio de fato se concretizou na conta bancária.

Sendo assim, o gestor possui uma poderosa ferramenta de conferência na busca por ralos, furtos, fraudes ou erros, especialmente se considerarmos a gama de possibilidade de formas de pagamentos (o que inclui os pagamentos à prazo) que com frequência acabam se tornando culpados por grandes confusões financeiras.

Como fazer conciliação bancária?

Agora que compreendemos o que é a conciliação bancária, veja como fazê-la em 4 passos:

Passo 1 – Preste conta

O primeiro passo, sem dúvida. é a prestação de contas que passa pelo registro de tudo que move dinheiro dentro da empresa (mesmo que de forma indireta). Todas as entradas e saídas devem ser anotadas com riqueza de detalhes, ou seja, contendo parcelas restantes, possíveis juros e assim por diante. O importante aqui é que nada seja esquecido…qualquer caneta comprada para o escritório, deve ser registrada.

Passo 2 – Verifique o saldo

Depois de registrar absolutamente tudo, o segundo passo é a verificação do saldo das contas bancárias. Neste ponto, é preciso que seja avaliado se os valores de entrada e saída das contas no banco correspondem às movimentações lançadas dentro da empresa.

Passo 3 – Confira tudo

Depois de verificar se os números batem, caso algo não esteja de acordo, o passo 3 entra em ação. Nesta etapa são verificados os detalhes de cada movimentação a fim de encontrar o erro. Aqui, por exemplo, são conferidos além dos valores, as datas das negociações.

Passo 4 – Corrija e armazene

Por fim, os erros devem ser corrigidos e os novos dados devem ser armazenados. Aliás, vale lembrar que as notas fiscais em geral e os comprovantes de compras e pagamentos devem ser guardados a fim de constarem no lançamento contábil.

Vantagens e Desvantagens de fazer conciliação bancária em ferramentas manuais

Bem, como é possível imaginar, este processo todo requer muita atenção e, por isso, devemos falar das ferramentas manuais, como o excel, para este trabalho. Aliás, falamos justamente sobre o Excel por ser uma ferramenta amplamente utilizada por empresários mas que requer grandes cuidados.

O fato de ser uma ferramenta gratuita, sem dúvida, contribui para ser tão usada e, por isso, figura como uma qualidade. Entretanto, para que seja possível utilizar todos os seus recursos, é necessário que seja adquirido um pacote Office, algo nem um pouco barato.

Outro ponto positivo desta ferramenta é o fato de contar com uma versão online (que não é da Microsoft, detentora da versão OffLine, e sim da Google), algo que permite aos usuários acesso a qualquer instante e de qualquer lugar das planilhas atualizadas. Além disso, esta versão ainda permite o compartilhamento de arquivos com a possibilidade de acesso e edição de documentos de várias pessoas ao mesmo tempo.

Por outro lado, nós falamos anteriormente em ampla utilização do Excel, mas o que pouca gente sabe, de fato, é utilizar o Excel. A ferramenta possui inúmeros recursos escondidos e é de dificílimo aprendizado. Suas fórmulas são, inclusive, famosas pela alta complexidade. A ferramenta é tão complexa que uma única célula errada pode comprometer os dados de várias planilhas ao mesmo tempo.

Exatamente por isso, em muitos casos, os gestores são obrigados à preencher o mesmo dado inúmeras vezes, fazendo com que perca um tempo valioso que poderia ser usado em ações estratégicas, por exemplo.

Além disso, podemos citar como uma desvantagem do excel o fato de, com a crescente de dados, trabalhar com planilhas muito pesadas e, por isso, lentas. Não seria exagero da nossa parte dizer que uma planilha pode levar até 5 minutos somente para que abra e tenha todos os dados carregados.

Por fim, como é possível imaginar a partir de tudo que lemos até aqui, o Excel acaba favorecendo erros humanos, ou seja, dados preenchidos de forma errônea, fórmulas mal feitas e até mesmo preguiça, para o caso do preenchimento de várias planilhas.

O que fazer para evitar erros e não ter retrabalho?

Não estamos aqui para falar aos gestores sobre o que NÃO fazer, e sim, lhes ajudar nesta tarefa.

Portanto, para que a conciliação bancária seja eficiente, não conte com erros e não obrigue ao retrabalho, a melhor saída é contar com um sistema de gestão integrada.

Como base, esta ferramenta integra todos os setores da empresa unificando os dados e oferecendo maior controle. Para exemplificar, podemos dizer que quando um material é retirado do estoque, automaticamente, essa informação percorre toda a empresa possibilitando que seja planejada uma nova compra, que os setores de compra e venda sejam avisados, que o financeiro saiba que precisa emitir uma nota fiscal…enfim, todos os setores impactados com essa retirada são avisados em tempo real.

Sendo assim, ele permite que a conciliação bancária seja feita a partir de dados reais e diminua a possibilidade de erros. Mas não se engane, para que este sistema seja realmente eficiente, ele precisa ser impecavelmente implementado…por isso, conte sempre com profissionais nessa tarefa.

Portanto, se você já possui um sistema de gestão integrada na sua empresa para realizar a Conciliação Bancária e precisa de ajuda com a ferramenta, fale conosco.