Para otimizar processos empresariais e alcançar um melhor desempenho, a seleção e implementação de um sistema de gestão empresarial é fundamental.
Ao automatizar as operações é possível aumentar a eficiência, melhorar a gestão e, com isso, ganhar competitividade. No entanto, é preciso adotar tecnologias corretas e que comportem as necessidades do negócio.
Quando se trata de gestão empresarial, a ferramenta que melhor atende as necessidades da empresa é o ERP (do inglês, Enterprise Resource Planning), um sistema que integra todos os setores da organização e centraliza os dados e informações em uma única plataforma.
Mas, afinal, o que é e como escolher um ERP? Continue a leitura e saiba como tomar a melhor decisão para trazer um benefício real para o seu negócio. Vamos lá!?
O que é um sistema ERP?
Escolher um ERP é essencial para um negócio. É por meio de um sistema de gestão empresarial que o gestor consegue gerenciar os dados, gerar relatórios mais simplificados e ter acesso a todas as informações de forma centralizada.
Mas o que significa um sistema ERP? Um sistema de gestão integrado com os diversos setores da organização que agrega todos os processos e departamentos da empresa, automatizando os fluxos de trabalho e armazenando os dados em um único ambiente tecnológico.
O maior benefício que um ERP pode trazer para um negócio é, portanto, a unificação das informações e dos dados, tornando-os acessíveis para todos os envolvidos no dia a dia das operações.
Assim, quando um determinado departamento gera informações, por exemplo, os setores financeiro, compras, vendas, produção e demais envolvidos passam a ter acesso aos dados atualizados em um único ambiente, sem a necessidade de consultar diversas planilhas e relatórios.
E como escolher um ERP?
Manter a organização das informações é um processo essencial para qualquer empresa, independentemente do porte e do segmento de atuação.
Uma organização que consegue automatizar e modernizar seus processos consegue criar valor para os negócios, reduzir custos e aumentar a produtividade. E isso representa um diferencial competitivo.
Nesse contexto, a adoção de um sistema de ERP passa a ser a solução de muitas empresas. No entanto, você sabe a importância de escolher um software específico para as necessidades do seu negócio? Confira os principais critérios na hora de tomar uma decisão!
Atendimento das necessidades da empresa
O primeiro passo no processo de escolha de um ERP é verificar se ele atende as necessidades da empresa.
Para isso, é preciso realizar um mapeamento de todos os processos já existentes e também levantar quais precisam ser criados ou ajustados para que as operações se tornem mais produtivas e tragam ainda mais retorno para o negócio.
Assim, é fundamental que os processos que receberão a automatização via ERP sejam devidamente mapeados, em um nível de detalhamento que permita que as necessidades da empresa sejam identificadas.
Fornecimento de suporte e atualização
Ao procurar uma solução ERP, é preciso aliar o suporte e a atualização constante, como é o caso do envio automatizado dos arquivos de SPED, que têm exigido das empresas constantes mudanças e adaptações tanto por parte dos empreendedores quanto por parte dos fornecedores de software.
Outro ponto que deve ser observado é a escolha de uma empresa que apresente um atendimento especializado e entregue suporte durante e após o processo de implementação.
Não é incomum que organizações se deparem, no dia a dia, com problemas de funcionamento ou mesmo dúvidas de utilização, podendo congelar o trabalho da equipe. Dessa forma, é preciso que o empreendedor opte por um fornecedor que ofereça suporte ao usuário em qualquer dia da semana.
Além disso, é preciso verificar também os canais de contato com o fornecedor e os tipos de suporte que ele oferece, como atendimento online, presencial, por chat, telefone, entre outros.
Garantia de flexibilidade e escalabilidade
Se você quer dinamicidade nos processos e rotinas da empresa, é preciso optar por um ERP flexível, que ofereça soluções de integração, permita customizações e seja responsivo, isto é, possa ser utilizado em diversos dispositivos móveis.
Com um ERP integrado e responsivo, é possível manter a gestão da empresa de qualquer dispositivo, em qualquer lugar e a qualquer hora. Isso garante a execução das atividades de forma mais ágil e eficaz.
Vale destacar que é preciso observar, no processo de escolha, a possibilidade de escalabilidade. Isso porque toda empresa nasce com o objetivo de se tornar maior do que era inicialmente.
Portanto, escolher um sistema ERP que permita que o empreendimento possa expandir sua base de dados conforme a evolução dos negócios é um diferencial.
Por exemplo, pode ser que a empresa tenha, inicialmente, 5 funcionários e 10 clientes, mas, daqui a alguns anos, podem ser centenas de colaboradores e centenas de clientes. O ERP terá que comportar todas as informações e continuar atendendo aos propósitos de gestão, sem perder a qualidade dos processos e a segurança das informações.
Oferta de uma solução integrada
O sistema ERP se integra bem com seus objetivos corporativos? É fundamental que o empreendedor verifique a possibilidade de integrá-lo com seus outros sistemas, de forma a compartilhar dados entre aplicativos.
Em longo prazo, o empreendedor economizará tempo e recursos. É importante destacar que a escolha de um fornecedor com experiência no mercado é peça-chave para a implementação de um sistema ERP. Escolher um fornecedor com pouca experiência pode causar transtornos operacionais e até prejuízos a longo prazo.
Sabendo das necessidades e mapeando os processos da empresa, o empreendedor passa a ter uma boa ideia de quais funcionalidades poderão se encaixar (ou não) na realidade do negócio.
Com isso, é possível verificar se os fluxos de atividades dentro da solução são amigáveis, se a usabilidade é realmente eficiente e se o fornecedor tem a capacidade de atender as suas possíveis demandas de customização conforme o potencial de crescimento do negócio.
Com a crescente oferta de ERPs no mercado, escolher a solução certa pode parecer uma tarefa difícil. Por isso, é fundamental realizar um bom mapeamento dos negócios, realizando avaliações minuciosas sobre os processos executados.
Desse modo, o empreendedor conseguirá encontrar o melhor sistema ERP, como o Microsiga Protheus, que se adapta às suas demandas!
Nosso post sobre como escolher um ERP foi útil? Quer saber mais sobre a implementação desse tipo de sistema? Complemente sua leitura com nosso outro material “Fatores críticos de sucesso na implantação de um ERP”. Não perca!
