O Balanço Patrimonial é uma ferramenta importantíssima quando falamos na gestão de uma empresa, independente de seu porte ou nicho de atuação. Aliás, exceto para empresas enquadradas no MEI, todas as demais são obrigadas a contar com este documento.

Exatamente por isso, e por entendermos que muitas vezes trata-se de um documento onde gestores encontram dificuldade na confecção, é que decidimos fazer um artigo onde explicaremos, de maneira simples e clara, o conceito de Balanço Patrimonial. Além disso, falaremos sobre a execução deste demonstrativo e ainda listaremos os erros mais comuns nesta tarefa.

Acompanhe!

O que é balanço patrimonial ?

Explicando da maneira mais simples possível, podemos dizer que o Balanço Patrimonial é uma espécie de relatório de contabilidade que é confeccionado a partir das movimentações financeiras de uma empresa e de seus sócios.

O grande diferencial deste para outros tipos de relatórios financeiros é que ele mostra não somente o quesito financeiro da empresa, mas também o patrimonial. Em outras palavras, podemos dizer também que o Balanço Patrimonial busca mostrar muito mais que apenas a saúde financeira, ele busca também mostrar o valor do patrimônio de uma empresa.

Sendo assim, todos os bens e contas de uma empresa, devem estar explicitados neste relatório. É através destes dados que direitos e obrigações serão pontuados.

Mas é possível que você ainda esteja se perguntando quanto aos porquês de se manter um relatório tão detalhado, especialmente os porquês dele ser obrigatório.

Bem, em primeiro lugar, o fato de negligenciar o Balanço Patrimonial pode acarretar em sérios problemas jurídicos e fiscais como impossibilidade de requerimento de recuperação judicial da empresa, impossibilidade de distribuir Lucros Isentos, dificuldade de trabalhar na defesa da empresa em processos tributário e muito mais.

Devemos lembrar de outro motivo para não deixar esta tarefa de lado:

Como via de regra, bancos só oferecem empréstimos após consultar este relatório e, assim, entender que a probabilidade deste empréstimo ser pago é grande. Ou seja, sem Balanço Patrimonial, sem empréstimo para investir no negócio.

Como fazer balanço patrimonial ?

Uma vez que compreendemos a real necessidade deste documento, podemos partir para a sua execução.

Assim como no Fluxo de Caixa, neste relatório também existe a necessidade de dados precisos e atualizados sobre a movimentação financeira da empresa, entretanto, este processo é realizado de forma mais completa e com intervalos de tempo maiores.

Basicamente, o relatório deve ser dividido em duas colunas (Ativos x Passivos), onde devemos considerar:

1. Ativos

• Bens e direitos da empresa;
• Vendas a receber;
• Estoque;
• Veículos;
• Insumos e matéria prima.

2. Passivos

• Deveres;
• Pagamento de fornecedores;
• Pagamento de funcionários;
• Empréstimos;
• Dívidas em geral.

Além disso, devemos considerar o Patrimônio Líquido dos proprietários da empresa que é o saldo de capital empregado, injeções de capital e saldo acumulado através dos exercícios anuais.

Sendo assim:

10 erros mais comuns que você pode evitar

Como foi possível notar, realizar um Balanço Patrimonial, além de imprescindível, pode ser um tanto complicado e, exatamente por isso, não são poucos os erros cometidos.

Por isso, vamos listar os 10 erros mais comuns na confecção deste tipo de relatórios. Esperamos que a partir desta lista, você seja capaz de executar esta tarefa com mais segurança e assertividade.

Vamos lá:

1.Falta de organização

Um dos maiores problemas das empresas brasileiras está na falta de organização. Perda de recibos, perda de prazos, esquecimentos, equívocos em datas de pagamentos e recebimentos e muitos outros fatores vêm em decorrência da desorganização, fator que impede dados corretos e atuais em relatórios gerenciais em geral.

2. Misturar dados pessoais e empresariais

Misturar as finanças do dono da empresa com as contas da corporação pode ser um verdadeiro “tiro no pé”. Essa prática, comum no Brasil, pode mascarar o resultado de relatórios, especialmente quanto à saúde financeira da empresa.

3. Falta de periodicidade

A falta de periodicidade com o qual a prestação de contas é realizada prejudica no resultado final do Balanço Patrimonial. O acúmulo de dados pode, por exemplo, aumentar as chances de erros e deixar que prazos importantes sejam perdidos.

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4. Coleta manual de dados

Este talvez seja o erro mais genuíno de um empresário. A ideia de ser possível coletar manualmente uma série de dados pode funcionar para uma microempresa, entretanto, basta um olhar mais aproximado para entender que, mais uma vez, essa prática tende a deixar que erros passem totalmente despercebidos.

5. Falta de dados anteriores

Conforme falamos, dados de anos anteriores são fundamentais para a criação de um Balanço Patrimonial eficiente, entretanto, é comum que esses dados sejam perdidos ou descartados, seja por imprudência ou por desorganização.

6. Falta de dados precisos

Não são poucos os casos de gestores que optam, por exemplo, por arredondar valores em geral. A falta de dados precisos tende a, quando somados, acarretar em grandes diferenças para mais ou para menos. Independentemente do valor final se tornar positivo ou negativo, perante a lei essa prática é considerada ilegal.

7. Erro de cálculos

O erro de cálculos pode surgir em diversas etapas da confecção de relatórios, entretanto, em geral, números relacionados à vendas e compras a prazo tendem a ser os maiores vilões. 

8. Não entender o valor total da venda

O valor total da venda de um produto ou serviço é, em muitos casos, a maior incógnita para as empresas, isso porque a compra de matéria prima, o consumo de energia de máquinas e dos pontos de venda, os salários dos funcionários, os impostos e muitos outros fatores devem ser incluídos no valor pago pelo consumidor final.

9. Não delegar

Delegar funções é o maior desafio dos empresários, especialmente os pequenos. Entretanto, não delegar funções implica em confusões, esquecimentos, desorganização, perdas e muitos dos itens que aqui citamos como erros comuns.

10. Não contar com a ferramenta certa

Fazer um Balanço Patrimonial pode ser uma tarefa bem complicada se não forem utilizadas as ferramentas certas. Planilhas obsoletas e sem nenhuma integração dificultam a precisão dos dados e levam o gestor à demorar um tempo enorme na junção e entendimento dos dados.

Bom, como pudemos perceber, criar o Balanço Patrimonial de uma empresa requer uma boa dose de atenção e de tempo, entretanto, existem maneiras deste processo ser simplificado. Contar com um sistema de ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) para automatizar e otimizar esse processo pode ser uma solução. Entenda mais sobre  ERP  e como escolher a melhor opção.